6 Narzędzi do zarządzania zdalnym zespołem |

W ciągu ostatnich kilku lat praca zdalna stała się atrakcyjnym rozwiązaniem dla wielu pracowników i pracodawców.

Około 67 procent firm umożliwia czasami niektórym pracownikom pracę z domu, a 38 procent pozwala pracownikom na zdalną pracę na bieżąco. Korzyści z odległej sytuacji roboczej są dość oczywiste dla pracowników, ale są też niesamowite korzyści dla ich pracodawców.

Badania wykazują, że zdalni pracownicy są często bardziej produktywni i bardziej zadowoleni ze swojej pracy. Firmy oszczędzają również na kosztach ogólnych materiałów biurowych, przestrzeni kosmicznej i komputerów, kiedy zatrudniają pracowników zdalnych, którzy wykorzystują swoje biura domowe do wykonywania codziennych zadań.

Ale kiedy pracownicy pracują zdalnie, jak najlepiej nadzorować ich pracę, zarządzać ich projekty i wspólnie burzy mózgów? Na szczęście technologia to ułatwia - możesz zacząć od tych sześciu narzędzi online.

Zobacz też: 20 Narzędzia marketingowe Każdy właściciel małej firmy powinien wypróbować

1. Internet Speed ​​Tool

Według raportu Washington Post prędkość Internetu można powiązać z produktywnością. Wyjaśnione w raporcie badanie wykazało, że państwa o wysokiej średniej prędkości internetu miały wyższy PKB na mieszkańca, podczas gdy państwa o niskiej średniej prędkości internetu wykazywały niższy PKB na mieszkańca.

Twoi pracownicy potrzebują niezawodnego, szybkiego internetu do bądź produktywny pracując z domu. Ilość szybkości internetu, której wymaga każdy pracownik, zależy od codziennych zadań. Niech twoi pracownicy używają narzędzia Internet Speed ​​Tool, aby upewnić się, że mają szybkość Internetu wystarczająco wysoką, aby dzielić się dużymi plikami, korzystać z programów online i organizować wideokonferencje. To bezpłatne narzędzie, które jest łatwe w użyciu i pomaga ocenić potrzeby Internetu w zespole.

Narzędzie zabierze Twoich pracowników poprzez serię pytań, które mają na celu zbieranie informacji o ich korzystaniu z Internetu. Pod koniec sekwencji pytań Twoi pracownicy otrzymają numer zalecanej prędkości Internetu. Następnie mogą przekazać ten numer swoim dostawcom usług internetowych, aby mieć pewność, że mają wystarczającą prędkość internetową, aby poradzić sobie z osobistym i zawodowym korzystaniem z Internetu i uniknąć opóźnień.

2. Dysk Google

Badania wykazały, że przeciętny pracownik szuka w ośmiu przypadkach prawidłowych dokumentów i informacji potrzebnych do wykonania danego zadania. Ten proces staje się jeszcze bardziej frustrujący dla zdalnych pracowników, którzy nie mogą szybko rozwiązać problemu, przychodząc do Twojego biurka, aby określić, gdzie można znaleźć dokument. Dlatego wysyłanie wielu wersji dokumentów do kilku członków zespołu to katastrofa, która czeka, aby się wydarzyć.

Dysk Google ułatwia tworzenie plików i współpracę w czasie rzeczywistym. Ty i członkowie Twojego zespołu możecie zobaczyć swoje edycje, dodawać komentarze i pracować nad tym samym dokumentem jednocześnie. Gdy pracownik zapisuje pliki na Dysku, może uzyskać do nich dostęp na dowolnym urządzeniu.

Dysk Google jest dostępny dla każdego, kto ma konto Gmail, a liczba współpracowników jest nieograniczona.

Zobacz też: Jak zatrudnić pierwszego pracownika

3. Trello

Badania pokazują, że za każdy zainwestowany 1 miliard $ 122 milionów jest marnowane ze względu na gorsze wyniki projektów. Dlatego skuteczne zarządzanie projektem jest absolutnie niezbędne dla każdego zespołu, który chce zoptymalizować wydajność i zysk.

Zarządzanie projektem jest niezbędne dla każdego zespołu, ale jest szczególnie przydatne, gdy zespół pracuje zdalnie. Trello to wydajny system zarządzania projektami, który ułatwia współpracę. Korzystając z plansz Trello, możesz tworzyć kroki, przypisywać zadania członkom zespołu i monitorować postępy swojego zespołu.

Nie ma ograniczeń członków, a aplikacja jest darmowa - możesz jej używać na komputerze, smartfonie lub tablecie. Jeśli chcesz zintegrować się z Evernote, MailChimp, Dyskiem Google, Dropbox i innymi narzędziami, dostępna jest opcja Business Class za 9,99 USD miesięcznie na użytkownika.

4. HipChat

Kiedy Twoi pracownicy pracują zdalnie, tracisz korzyści wynikające z bezpośredniego kontaktu z twarzą i interakcji. HipChat, aplikacja do obsługi wiadomości błyskawicznych dla firm, umożliwia członkom zespołu czat wideo lub czat tekstowy, przesyłanie plików, udostępnianie ekranów i wiele więcej. Gdy cały Twój zespół korzysta z HipChat, poczujesz się, jakby wszyscy pracowali razem w tym samym biurze.

Podstawowa wersja jest darmowa dla nielimitowanych użytkowników, a jeśli chcesz czat wideo, udostępnianie ekranu i inne zaawansowane funkcje, HipChat Plus jest dostępny za miesięczną opłatę w wysokości 2,00 USD na użytkownika.

Możesz również zaplanować spotkania jeden-na-jeden pomiędzy pracownikami i menedżerami za pomocą tej aplikacji, co będzie ważne, abyś co najmniej raz w miesiącu skontaktował się z każdą z nich zdalni członkowie zespołu. Jeśli nie masz pewności, jak będzie wyglądało spotkanie jeden na jeden, Tiny Pulse oferuje doskonały przewodnik po tym, co powinno być omawiane podczas comiesięcznych indywidualnych spotkań z pracownikami.

Zobacz także: Co definiuje Twoją firmę Kultura?

5. Terminowo

Studia przypadków dotyczące organizacji, które wdrożyły śledzenie czasu, wykazały, że zastosowanie metody śledzenia czasu w celu zachowania informacji na temat tego, jak pracownicy spędzają czas, jest korzystne nie tylko dla menedżerów, aby zrozumieć, jak wygląda przeciętny dzień dla ich pracowników, ale może również znacznie zwiększyć wydajność pracowników.

Trudno jest śledzić godziny pracowników zdalnych i monitorować, ile czasu zajmuje im wykonanie zadań. Dzięki bieżącemu uruchomieniu w tle komputerów członków Twojego zespołu możesz zachować cyfrowy dziennik wszystkich projektów. Możesz ustawić cele ukończenia, porównać zarejestrowany czas z szacunkami i uporządkować projekty w oparciu o ich priorytet.

Jeśli chcesz zarządzać wszystkimi członkami zespołu na tym samym koncie, abonament Professional jest dostępny za miesięczną opłatą w wysokości 14 USD za użytkownika.

6. RealtimeBoard

Raporty pokazują, że pracownicy, którzy są bardzo zaangażowani w organizacje, w których pracują, są o 87% mniej narażeni na odejście niż pracownicy, którzy czują się zwolnieni z pracy w swoich firmach.

Chociaż trochę trudniej jest upewnić się, że pracownicy zewnętrzni są zaangażowani znalezienie sposobu, aby pomóc im poczuć się częścią Twojej firmy, będzie ważnym krokiem w zapobieganiu wysokiej rotacji wśród zdalnych zespołów.

Praca zdalna może być mniej stresująca niż dojazdy do pracy, ale brakuje Ci rozmów z wodą i sesje burzy mózgów na tablicy. RealtimeBoard służy jako wirtualna tablica to wizualna aplikacja do współpracy, która zapewnia cyfrową wersję tych więzi zespołowych. W czasie rzeczywistym możesz tworzyć diagramy, badania, burzę mózgów, dodawać karteczki i wiele więcej. Aplikacja jest bezpłatna dla maksymalnie trzech członków, a plany zaczynają się od 40 $ miesięcznie dla pięciu członków.

Zarządzanie odległym zespołem może być trudne, ale inwestowanie w technologię może ułatwić współpracę, komunikację i śledzenie wydajności. Dodanie kilku z tych narzędzi pomoże usprawnić operacje biznesowe i przekształcić zdalny zespół w bardziej współpracującą i produktywną siłę roboczą.