Jak skutecznie outsourcować podczas prowadzenia małej firmy |

Kiedy prowadzisz małą firmę, zawsze jest to dobra wiadomość, gdy odkrywasz, że masz więcej pracy, niż możesz nadążyć. A gdy rosnące obciążenie pracą nie gwarantuje pełnego zatrudnienia, outsourcing może być skutecznym i opłacalnym rozwiązaniem.

Praca z outsourcingiem ma swoje zalety; Oznacza to, że może to nieco zmniejszyć presję ze strony własnego zespołu, ale istnieją oczywiste obawy dotyczące zezwolenia na to, by osoba zewnętrzna, niezależnie od tego, czy jest wykwalifikowana czy doświadczona, przyczyniała się do funkcjonowania i rozwoju firmy.

Przypisywanie zadania dla dostawców usług outsourcingowych

Mimo podjęcia decyzji o outsourcingu zadań w wyniku rosnącego nakładu pracy, oczywiste jest, że najważniejsza i najważniejsza praca powinna pozostać w domu. Będziesz mieć większą kontrolę i wkład w to, co jest produkowane, a prace te będą wykonywane przez osoby, które mają bardziej szczegółową wiedzę o Twojej firmie i jej działaniu.

Gdy dana osoba pracuje poza środowiskiem pracy, naturalnie masz mniej kontroli i wkładu w pracę, którą produkujesz i sposób, w jaki to robią.

Jeśli zatrudniacie kogoś tymczasowo, często dąży się do złagodzenia procesu, w którym osoba i ich umiejętności są oceniane. Jednak niezależnie od tego, jak krótki jest okres, w którym dana osoba będzie pracować z firmą, jej umiejętności i doświadczenie powinny być badane z taką samą dbałością o szczegóły, jak gdyby były potencjalnymi pracownikami pełnoetatowymi.

Użyj tego samego procedura i mentalność, gdybyś zatrudnił stałego członka personelu na pełny etat. Nawet jeśli dana osoba będzie przyczyniała się do twojego biznesu przez stosunkowo krótki czas, poproś o referencje, próbki swojej pracy i szczegółową historię ich dotychczasowych doświadczeń i historii pracy. W końcu płacisz za swoje usługi, więc powinieneś upewnić się, że są w stanie zapewnić wysoką jakość pracy, która przyczyni się do rozwoju Twojej firmy.

Steve Mezak jest dyrektorem generalnym Accelerance, firmy z siedzibą w Kalifornii, specjalizującej się w pomoc małym firmom i firmom w outsourcingu pracy. W rozmowie z www.businessweek.com pan Mezak powiedział: "Zatrudnianie outsourcingowego sprzedawcy jest jak zatrudnianie pracowników […] Pomyśl o tym, że zespół offshore jest twoim własnym, który starannie wynajmujesz i zarządzasz z czasem, aby uzyskać doskonałe wyniki." Bycie surowym o tym, kto zatrudnisz, zapewni, że pieniądze wykorzystywane do zlecania pracy na zewnątrz nie zostaną zmarnowane, a praca nie zostanie ulepszona ani przerobiona przez stałych pracowników, którzy zajmują się wypełnianiem swoich obowiązków. W takim przypadku outsourcing może zasadniczo zwiększyć obciążenie pracą.

Aby uniknąć konieczności modyfikowania i ulepszania pracy, należy ściśle określić zadania związane z przydzielaniem zewnętrznego pracownika. Prosty fakt, że nie znajdują się w środowisku pracy, eliminuje możliwość omawiania pomysłów, wymagań i pracy, która jest tworzona. Stworzenie szczegółowego podsumowania tego, co jest oczekiwane, pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zagwarantuje, że najlepsze wyniki zostaną osiągnięte w efektywnych ramach czasowych.

Podejmowanie działań w celu zapewnienia efektywnego outsourcingu

Przydzielanie zewnętrznemu pracownikowi firmowego adresu e-mail jest niezbędny do utrzymywania kontaktu, określania oczekiwań i obowiązków, a także do dokładnego rejestrowania osób odpowiedzialnych za zadania - będzie to szczególnie pomocne, jeśli kiedykolwiek dojdzie do sporu lub nieporozumień co do tego, czego oczekuje się od zewnętrznego pracownika.

Kiedy ktoś pracuje dla Twojej firmy, będzie potrzebował dostępu do odpowiednich materiałów i informacji, aby wykonać zadanie. Obejmuje to dostęp do systemu informatycznego twojego biznesu i korzystanie z niego. Jeśli przeprowadziłeś niezbędne kontrole przeszłości i uzyskane referencje, powinieneś mieć zaufanie do osoby, która zapewni im dostęp do tych informacji.

Jednak wraz ze wzrostem siły roboczej, w tym z pracownikami zewnętrznymi, zaufanie nie jest już odpowiednią linią obrony w odniesieniu do bezpieczeństwa IT. Chociaż jest to konieczne i rzeczywiście ważne, aby pracownicy mieli dostęp do odpowiednich materiałów, upewniając się, że posiadasz odpowiednie ograniczenia, usuniesz wszelkie zagrożenia, które poufne materiały, w tym informacje dotyczące Twojej bazy klientów, mogą zostać użyte w niewłaściwy sposób. Wdrożenie skutecznego bezpieczeństwa IT, dostępnego od firm takich jak brytyjska firma TSG, jest skutecznym sposobem stosowania polityk bezpieczeństwa. Pozwala ci to ograniczyć dostęp do konkretnych materiałów, nie przeszkadzając pracownikowi na stałe lub tymczasowo.

Chociaż najważniejsze jest, aby opisać, czego oczekuje się od osoby, która jest outsourcingiem, równie ważne jest sprawia, że ​​kwestie płatności są jasne dla zewnętrznego pracownika. Wraz z rozwojem Twojej firmy, a outsourcing staje się powtarzającą się koniecznością radzenia sobie z popytem, ​​posiadanie standardowej umowy, która określa warunki płatności i warunki pracy, jest skuteczną metodą kontrolowania tego aspektu outsourcingu.

Jednakże, gdy outsourcing odbywa się na niewielkim Skala, formalnie określająca oczekiwania i szczegóły płatności, na które zgadzają się obie strony, jest więcej niż wystarczająca. Podobnie jak cała komunikacja między firmą a pracownikami zewnętrznymi, należy to odnotować w formie wiadomości e-mail, aby wszelkie spory mogły zostać szybko rozwiązane.

Outsourcing ma na celu zaoszczędzenie czasu i wysiłku, przyczyniając się do sukcesu i rozwoju Twojej firmy. biznes. Jednakże poświęcenie czasu i uwagi przy wyborze pracowników, którzy będą odpowiedzialni za powierzone zadania i wdrażanie niezbędnych środków w celu usunięcia potencjalnych problemów, zapewni, że outsourcing jest raczej pomocą niż przeszkodą w osiągnięciu sukcesu firmy.