Zarządzanie ryzykiem w organizacji non-profit: 10 sposobów na złagodzenie oszustw

Organizacje non-profit mogą mieć swoje serca we właściwym miejscu, ale jak każda organizacja dokonująca transakcji pieniężnych, ryzyko oszustwa jest zawsze obecne. Kelly i Owns, LLC oszacowali 84 miliardy dolarów oszustw krajowych w 2008 r., Najczęściej wymienianą przyczyną jest brak kontroli wewnętrznych. Od kościołów po organizacje charytatywne organizacje nonprofit muszą podjąć odpowiednie środki ostrożności, aby chronić się przed skorumpowanymi jednostkami i kłamliwym zarządzaniem. Omówiliśmy 10 technik zmniejszania ryzyka nieuczciwej aktywności organizacji non-profit. Chociaż niniejszy artykuł stanowi solidne wprowadzenie do łagodzenia oszustw, zachęcamy do zainwestowania znacznej części czasu w badanie tego kluczowego aspektu sektora non-profit.

1. Prowadzić przykładem

Jedną z najprostszych technik, jaką może zastosować zarządzanie, jest wyjaśnienie etycznych zasad organizacji. Można to zrobić na dwa sposoby: bezpośrednio i pośrednio. Bezpośrednio rozwiązuj problem, włączając łagodzenie oszustw do szkolenia pracowników. Wyjaśnij, że takie zachowanie będzie ściśle monitorowane, a sprawcy ścigani w pełnym zakresie prawa. Pośrednio wzmocnij to przesłanie za pomocą przykładu menedżerskiego. Przywódcy organizacji powinni konsekwentnie demonstrować uczciwość i czujność w wykrywaniu i karaniu niedopuszczalnych zachowań. Nie zmieniaj organizacji w paranoiczny, oskarżycielski reżim, ale pozwól pracownikom i wolontariuszom wiedzieć, stanowczo i życzliwie, że są obserwowani.

2. Dziel i rządź

Istnieje bezpieczeństwo w liczbach. Chociaż powiedzenie to zwykle sugeruje ochronę przed wrogimi siłami zewnętrznymi, ma ono również zastosowanie w wykrywaniu zagrożeń od wewnątrz. Jest to niezbędna ogólna wytyczna, o której należy pamiętać podczas ustawiania czeków na każdym poziomie organizacji. Podzielić zadania w taki sposób, aby pieniądze były obsługiwane i monitorowane przez wiele osób. Jedna osoba działająca samotnie jest mniej skłonna do prób oszustwa, gdy inni są zaangażowani w transakcję. Na przykład, po przypadku zbierania funduszy, niewłaściwą praktyką byłoby przypisywanie jednej osobie liczenia, rejestrowania i deponowania darowizn pieniężnych.

3. Wzmocnij swoje konto bankowe

Pieniądze w banku mogą nie być tak strzeżone, jak powinny. Poważnie ogranicz dostęp do funduszy, podejmując kilka prostych środków ostrożności. Po pierwsze, nie używaj karty debetowej. Zabezpieczenia debetowe są ograniczone, a brakujące pieniądze mogą być trudne do odzyskania. Po drugie, skonfiguruj swoje konto, aby uniemożliwić wypłaty gotówki. Gotówka to śliska substancja. Wypłaty powinny mieć postać czeku wystawionego na księgowego. To dodaje dodatkowy krok, dzięki czemu wypłaty są łatwiejsze do śledzenia i kontrolowania.

4. Skrupulatna księgowość

Każda organizacja potrzebuje starannie i dokładnie udokumentowanego systemu księgowego. Jest to prawdopodobnie najprostszy sposób na wykrycie podejrzanej aktywności. Utworzenie skutecznego systemu oznacza po prostu rejestrowanie wszystkiego. Standaryzuj sposób zapisywania każdej transakcji pieniężnej, bez względu na to, jak mały. Nagraj, kto robi co i kiedy. W przykładzie zbiórki darowizn, śledzić, kto zbiera pieniądze, kto liczy pieniądze, kto re liczy pieniądze, kto wpłaca pieniądze i tak dalej. Skonfiguruj wyraźne ślady papieru łatwe do śledzenia z powrotem do źródła. W zależności od skali Twojej działalności zatrudnianie specjalisty ds. Księgowości nie jest złym pomysłem.

5. Korzystanie z karty kredytowej

Twoja organizacja prawdopodobnie skorzysta z karty kredytowej. Gotówka i czeki nie zawsze są praktyczne, a jak wspomnieliśmy wcześniej, karty debetowe nie są dobrym pomysłem. Kredyt ma lepszą ochronę i nie wyczerpuje twoich funduszy w przypadku oszustwa. Kluczem przy korzystaniu z karty kredytowej jest przechowywanie paragonów. Przy każdym zakupie należy zamówić, udokumentować i złożyć potwierdzenie. Pod koniec każdego okresu rozliczeniowego sprawdź wpływy czeku i upewnij się, że suma opłat sumuje się do kwoty na wyciągu.

6. Kontrola pracowników

Składanie godnego zaufania zespołu jest oczywiste. Będzie to wymagało sprawdzania tła potencjalnych pracowników. Dowiedz się, czy wnioskodawca ma historię niewłaściwego postępowania. Może to uratować świat pełen kłopotów. Ponadto, poproś o referencje i skontaktuj się z nimi. Jeśli kilka wiarygodnych źródeł może ręczyć za wnioskodawcę, to świetny początek. Wykorzystaj czas rozmowy w celu rozwiązania problemów związanych z oszustwami. Możesz uzyskać odczyt charakteru wnioskodawcy poprzez prostą rozmowę. Porozmawiaj z nim przez hipotetyczne scenariusze dotyczące oszustwa. Dzięki temu dowiesz się o procesie myślowym wnioskodawcy, a także prześlesz wiadomość, że Twoja organizacja traktuje takie sprawy poważnie.

7. Ustaw budżet

Nie można uzyskać o wiele więcej niż to. Ustaw budżet i trzymaj się go. To jest sposób na poznanie, gdzie trafią twoje pieniądze, zanim faktycznie się tam dostanie. Tworząc oczekiwania, możesz zobaczyć, gdzie powinny iść twoje pieniądze i porównać je z rzeczywistością sytuacji. Budżetowanie pomoże zapobiec nadmiernym wydatkom. Dowiesz się, ile pieniędzy należy poświęcić każdej kategorii i lepiej rozpoznajesz rozbieżności. Prawdopodobnie będziesz musiał dostosować swój budżet w miarę upływu czasu. W porządku. Niezależnie jednak od przewidywalności przyszłych zasobów, zawsze korzystaj z budżetu opartego na najlepszych szacunkach.

8. Audyty

Okresowe audyty niespodzianki pomogą zweryfikować finanse organizacji. Chociaż kontrole nie są przeprowadzane wyłącznie w celu wykrycia oszustwa, audyty mają zasadnicze znaczenie dla oceny przepływu pieniędzy.Nie wszystkie organizacje będą mogły pozwolić sobie na audyt. W takim przypadku należy zatrudnić alternatywną zewnętrzną stronę do przeglądu informacji księgowych i historii transakcji. Strona zewnętrzna może działać jako bardzo potrzebny drugi zestaw oczu i pomóc w wykryciu przeoczeń. Poza faktycznym wykrywaniem oszustw, takie recenzje są dwukrotnie większe niż środki zapobiegawcze, informując pracowników, że organizacja aktywnie obserwuje nieprawidłowości.

9. Podpisy na czekach

Wymaganie dwóch podpisów na czekach napisanych w imieniu organizacji zapewni, że co najmniej dwie osoby dokonały przeglądu i zatwierdziły transakcję. Ponownie, to sięga do podziału pracy i zwiększenia liczby osób niezbędnych do zakończenia transakcji. Jeśli dana osoba może pisać kontrole bez nadzoru, drzwi do oszustw są szeroko otwarte. W miarę możliwości należy również unikać czeków pustych.

10. Drobna gotówka

Ograniczenie oszustw występuje na każdym poziomie finansów organizacji non-profit. Większość organizacji utrzymuje podaż drobnej gotówki za małe, często nieprzewidywalne transakcje. Nie popełnij błędu, tracąc kontrolę nad tym, jak wydawana jest drobna gotówka. Tak, zwykle jest to przeznaczone na miscellany, ale, jako że przychodzi w formie banknotów dolarowych, drobne pieniądze są łatwe do nadużywania. Trzymaj pokwitowania i pilnie rejestruj wydatki. Uważna kontrola małych transakcji zniechęci oszustów na wyższych, bardziej szkodliwych poziomach.