Dlaczego ignorowanie przepływu gotówki może zabić Twój mały biznes

Przedsiębiorstwa napotykają wiele przeszkód, zwłaszcza gdy dopiero zaczynają, a przepływ gotówki znajduje się na samym szczycie listy. Nawet dla rentownych firm, może być wyzwaniem, aby upewnić się, że więcej pieniędzy przychodzi w każdym miesiącu, niż wychodzi. Zapasy, należności, umowy z dostawcami i listy płac muszą być skutecznie zarządzane, aby firmy nie traciły potrzebnych inwestycji i wzrostu z powodu niedoboru kapitału obrotowego.

Poprosiliśmy Jeremy Office, Delray Beach, doradcę ds. Bogactwa na Florydzie dla przedsiębiorców i członka naszej sieci Ask Advisor, o tym, w jaki sposób właściciele firm mogą kontrolować swoje przepływy pieniężne i rozwijać swoją działalność.

Dlaczego zarządzanie przepływami pieniężnymi jest ważne dla małych firm?

Zarządzanie przepływami pieniężnymi jest decydującym czynnikiem decydującym o sukcesie firmy. Statystyki pokazują, że ponad 50% firm nie działa. W wielu przypadkach są to zyskowne przedsiębiorstwa, ale zamykają swoje drzwi z powodu złego zarządzania przepływem gotówki. Podczas gdy podstawowe obawy są oczywiste, takie jak zaspokajanie płac lub płacenie dostawcy, to marny i złożony efekt konsekwentnie złego zarządzania przepływem gotówki może być naprawdę szkodliwy.

Oto zbyt powszechny scenariusz: pralnia chemiczna Boba jest dochodowym biznesem, więc Bob decyduje się na zaliczkę na nowy sprzęt. Nie zwraca jednak uwagi na przepływy pieniężne, a pieniądze, które wydał na sprzęt, były potrzebne na liście płac w tym tygodniu. Nie ma gotówki i nie spełnia płac (nie był to pierwszy raz), więc jego kierowca odbiera / odbiera dostawę. Bob wpadł w panikę i przenosi swoje skupienie na odbiór / dostarczenie, aby wypełnić pustkę, jednocześnie starając się znaleźć nowego kierowcę. Bob nie ma czasu, aby połączyć się z innymi kontami w celu terminowego odbierania należności, więc kolejne płatności są opóźnione.

Tymczasem największy klient Boba jest niezadowolony, ponieważ jego dostawy są opóźnione i postanawia znaleźć innego sprzedawcę. Nadchodzi kolejny cykl płac i jest teraz dwa razy większy. W tym samym czasie, czynsz jest również należny, a Bob ma nową płatność należną od zakupu sprzętu, który zrobił. Bob nie może przejść dwóch cykli bez płacenia swoim pracownikom, więc teraz Bob spędza czas na zarządzaniu spóźnionymi płatnościami na rzecz właściciela i sprzedawcy sprzętu i zapewnia, że ​​zapłaci jak najszybciej.

Bob gorączkowo próbuje zrozumieć, kto jest mu winien pieniądze i woła ich, by zarabiali. Nie ma czasu, aby skupić się na zdobywaniu nowych kont, więc jego sprzedaż zaczyna spadać. Bob zaczyna tracić klientów, ponieważ kierowca, który wykupił z desperacji, nie przeszedł odpowiedniego szkolenia i nie zmiksował ubrań. Zanim Bob o tym wie, zostaje pochłonięty przez swoją firmę i nie wie, na czym się skupić. Jego niegdyś opłacalna działalność zbliża się do końca, ponieważ nie ma już dochodów, by wesprzeć swoje miesięczne oparzenie.

Mała firma, która musi wdrożyć nową strategię - na przykład zwiększanie zapasów na wakacje, zatrudnianie nowych pracowników, wdrażanie nowych technologii lub kupowanie nowego sprzętu - może to zrobić szybciej i mieć przekonanie w swojej decyzji, jeśli zrozumie reperkusje i plany wpływ na przepływ gotówki. Chrupnięcia pieniężne są nieuniknione dla małych firm, ale o wiele łatwiej jest je pokonać, gdy firma przewiduje i ma wystarczająco dużo czasu na znalezienie rozwiązania.

" WIĘCEJ: Jak zdobyć kapitał obrotowy dla małych firm

Co powinni pamiętać właściciele małych firm, aby najdokładniej obliczyć przepływy pieniężne?

Powinny skupić się na danych rzeczywistych, a nie hipotetycznych. Właściciele małych firm często podejmują decyzje w oparciu o oczekiwania na otrzymanie gotówki w przyszłości, a gdy tak się nie stanie, może to doprowadzić do kryzysu gotówkowego. Nie oznacza to, że nie należy uwzględniać przyszłych wpływów (ponieważ jest to ważne w modelowaniu przepływu gotówki), ale raczej należy realistycznie określić, kiedy wpływy te zostaną otrzymane. Jeśli faktura należna Ci w ciągu 30 dni, ale klient zawsze zapłacił 15 dni opóźnienia, powinieneś uwzględnić dodatkowe opóźnienie przy planowaniu przepływu gotówki.

Ważne jest, aby właściciele małych firm stale monitorowali proces przepływów pieniężnych, aby upewnić się, że ich oczekiwania są zgodne z rzeczywistością. Pomoże to zbudować przekonanie i poleganie na tym procesie.

Jakie są proste narzędzia, które małe firmy mogą wykorzystać do śledzenia przepływu gotówki?

Narzędzia do zarządzania przepływami pieniężnymi są obfite i różnią się w zależności od potrzebnych informacji, wymaganej wiedzy technicznej i poziomu automatyzacji. Różne strony internetowe poświęcone małym firmom, a także dobrze znane aplikacje biznesowe, takie jak Microsoft Office i Google Docs, tworzą standardowe szablony, które można pobrać bezpłatnie. W ostatnich latach pojawiły się różne platformy programowe i aplikacje, które pojawiły się, aby pomóc zarządzać przepływem środków pieniężnych. Proste wyszukiwanie w Google przyniesie wiele platform, w tym Pulse, Float i Up Your Cash Flow. Wiele wiodących programów księgowych rozpoczęło wdrażanie narzędzi zarządzania przepływem gotówki (na przykład raport z przepływów pieniężnych QuickBooks).

Każda opcja ma swoje mocne i słabe strony, a mała firma powinna opierać swoją decyzję na narzędziu, które uważa za najbardziej efektywne. Narzędzie jest korzystne tylko wtedy, gdy informacje, które dostarcza, prowadzą do praktycznych rezultatów, więc jeśli mała firma stwierdzi, że narzędzie jest zbyt skomplikowane lub nie jest w stanie wyciągnąć korzystnych informacji, właściciel powinien szukać innego rozwiązania.

Ogólnie rzecz biorąc, dobrym pomysłem jest zatrudnienie niezależnego konsultanta w celu ustalenia ram i nauczenia właściciela firmy, jak korzystać z przepływów pieniężnych. Zapewnia to zasoby do wywoływania pytań i prowadzi do głębszego zrozumienia.

Jeremy Office jest doradcą majątkowym dla przedsiębiorców i dyrektora Maclendon Wealth Management, z siedzibą w Delray Beach, Fla.