Niszczenie, czy nie do zniszczenia? Prowadzenie rejestru dla nowych firm |

Rozpoczęcie własnej działalności to ekscytujący pierwszy krok do świata statków. To także początek twojego związku z IRS.

Jesteś prawnie zobowiązany do prowadzenia ewidencji finansowej na rękę dla IRS. Ale które z nich należy trzymać i które są tylko dodatkowym bałaganem biurowym?

W usłudze księgowości online Bench, jesteśmy ekspertami, jeśli chodzi o subtelniejsze niuanse śledzenia finansów. W tym przewodniku przyjrzymy się, które rekordy należy zachować, jak długo należy je przechowywać, oraz kilka skutecznych metod, które można wykorzystać, aby zachować porządek w dokumentach.

Zobacz też: Czy mogę to wydłużyć? Księgowy wyjaśnia świat odpisów

Jakie dokumenty podatkowe muszę zachować?

Jeżeli jesteś samozatrudnionym lub posiadasz małą firmę, IRS wymaga, abyś posiadał dokumentację potwierdzającą dochody, odliczenia lub kredyt pojawiający się w formularzu zeznania podatkowego. Dowodzi to, że zasłużyłeś na to, co powiedziałeś IRS, który zarobiłeś, lub kupiłeś to, co powiedziałeś IRS, który kupiłeś.

Ogólnie dokumentacja, którą powinieneś przechowywać, zawiera:

• Rachunki
• Wyciągi bankowe i karty kredytowe
• Rachunki
• Anulowane czeki
• Faktury
• Dowód wpłaty
• Sprawozdania finansowe od księgowego
• Poprzednie zeznania podatkowe
• Formularze W2 i 1099
• Wszelkie inne dokumenty potwierdzające dokumentację dochodu, potrącenia lub kredytu wykazane w zeznaniu podatkowym

Należy pamiętać, że nie jest to pełna lista. Natura i struktura prawna Twojej firmy wpłynie na to, jakie dokumenty musisz zachować dla urzędu skarbowego.

Ciężar dowodu spoczywa na tobie, właścicielu firmy, aby dostarczyć wszystkie niezbędne dokumenty. Tak więc, po rozpoczęciu prowadzenia dokumentacji przestrzegaj następującej prostej zasady: Zachowaj wszystko.

W przypadku audytu twoją pierwszą linią obrony są paragony i dokumenty podatkowe. Przechowywanie ich wszystkich zmaksymalizuje Twój poziom ochrony. Również utrzymywanie rachunków gwarantuje, że będziesz mógł ubiegać się o wszelkie odliczenia podatkowe, które jesteś winien.

Zobacz także: 7 Nawyki w księgowości, co należy przyjąć

Możliwe wyjątek: Reguła 75 $

Są pewne wydatki, za które nie jesteś prawnie zobowiązany do trzymania pokwitowań. Na przykład, IRS nie wymaga od ciebie pokwitowania podróży (minus zakwaterowanie), rozrywki, prezentów lub transportu, o ile obowiązują następujące warunki:

• Koszt, nie licząc zakwaterowania, jest niższy niż 75 $
• Koszt transportu jest nieprzynoszący, a paragon nie jest łatwo dostępny

Należy jednak pamiętać, że w przypadku audytu można zakwestionować każdy wydatek - nawet poniżej 75 USD.

Więcej informacji, zapoznaj się z wytycznymi IRS w sprawie udokumentowania wydatków poniżej 75 USD.

Zobacz także: Arkusz rachunkowości księgowej

Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe

Zasada trzech lat:

Planuj utrzymanie podatku rekordy przez trzy lata od daty złożenia deklaracji lub od daty zwrotu (w zależności od tego, co nastąpi później). Jeśli złożysz wniosek wcześniej, traktuje się go tak, jakby został złożony w terminie.

Ta reguła trzyletnia przechodzi do nas przez Ustawę o przedawnieniu, który jest okresem, w którym Ty, podatnik, możesz zmienić zeznanie podatkowe - lub w którym IRS może kontrolować wspomnianą deklarację podatkową. Po wygaśnięciu okresu ograniczenia nie musisz już przechowywać dokumentacji podatkowej za ten okres.

Wyjątki od reguły trzech lat:

Jak zawsze, istnieją wyjątki od tej reguły. W niektórych przypadkach musisz przechowywać rekordy dłuższe niż trzyletnie wymagania dotyczące przedawnienia. Wyjątki obejmują:

Nieściągalne długi i bezwartościowe papiery wartościowe: Jeśli odliczysz koszty któregokolwiek z tych podatków na swoich zeznaniach podatkowych, zachowaj rekord przez siedem lat.

Przegrany dochód: Jeśli nie złożysz raportu dochód dla IRS, i to jest więcej niż 25 procent dochodu brutto podanego na twoim powrocie, przechowuj dane przez sześć lat od daty złożenia wniosku lub terminu zwrotu - w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza.

Rekordy pracowników: Dokumentacja zatrudnienia powinna być przechowywana cztery lata po tym, jak odpowiednie podatki od wynagrodzeń staną się należne lub zostaną zapłacone - w zależności od tego, co nastąpi później.

Nieuczciwe zwroty: Jeśli wypełnisz oszukańczy zwrot, lepiej trzymać się tego. Nie ma żadnych ograniczeń dotyczących zwrotów, które wprowadzają w błąd IRS.

Dokumentacja nieruchomości: Powinieneś prowadzić ewidencję związaną z posiadaniem nieruchomości przez okres obowiązywania przedawnienia - trzy lata po tym, jak wspomniana nieruchomość opuści twoją własność.

Jeśli chodzi o zapisy dotyczące nieruchomości, musisz trzymać się dokumentacji, takiej jak akty prawne, tytuły i rekordy kosztów. Pozwala to obliczyć wszelkie amortyzacje, odliczenia od zubożenia, a także uwzględnić zysk lub stratę podczas sprzedaży lub zbycia nieruchomości.

Zobacz także: 6 błędów rachunkowych, które zagrażają małym firmom

Przechowuj pokwitowania i zapisy podatkowe

Po ustaleniu, które rekordy należy przechowywać i jak długo, nadszedł czas, aby skonfigurować system do ich organizowania.

Na szczęście, IRS akceptuje dokumenty cyfrowe, o ile są kompletne, dokładne kopie oryginałów. Na żądanie powinieneś być w stanie przedstawić czytelną, wydrukowaną kopię dowolnego dokumentu.

Oznacza to, że dni używania skrzypiącego schowka do przechowywania dokumentów podatkowych są skończone; istnieje wiele rozwiązań cyfrowych, których można użyć do rezygnacji z drukowania bez użycia papieru i przechowywania rekordów.

Bezpieczne opcje przechowywania danych w chmurze, takie jak Dropbox, Evernote lub Dysk Google, umożliwiają bezpieczne przechowywanie dokumentów w Internecie. Po założeniu firmy, jeśli masz do czynienia z dużą ilością papierkowej roboty, rozważ zainwestowanie w automatyczny szybki skaner, aby usprawnić transfer online.

Warto również zachować kopię zapasową Twoje dokumenty - na fizycznym urządzeniu pamięci masowej chronionym hasłem lub na drugorzędnym koncie w chmurze.

Zobacz też: Małe rachunki biznesowe 101: 9 kroków, aby uzyskać dostęp do nowej firmy

Prowadzenie rejestrów dla celów innych niż podatki

Gdy nie będziesz już musiał trzymać się dokumentu dla celów podatkowych, sprawdź dokładnie, czy na pewno ich nie potrzebujesz, zanim je zniszczysz. Twoi wierzyciele, prawnicy lub firmy ubezpieczeniowe mogą potrzebować Cię dłużej niż IRS.

Jeśli korzystasz z magazynu online, zamiast usuwać dokumenty, których już nie potrzebujesz, możesz je zarchiwizować na stałe.

Nauka poruszanie się po szarych obszarach rejestrowania małych firm - i konfigurowanie elektronicznego systemu organizacji - pozwoli ci uniknąć niebezpieczeństw związanych z bałaganem w biurze, jednocześnie upewniając się, że zawsze przestrzegasz zasad.