Jak utworzyć listę płac jako nowy pracodawca |

Kiedy jesteś właścicielem firmy, odpowiadasz za zatrudnianie pracowników. Najlepsi pracownicy mogą pomóc w usprawnieniu procesów biznesowych, dodaniu innowacyjnych pomysłów i rozwoju firmy. Zanim zaczniesz martwić się o strategię pozyskiwania kandydatów lub zatrudnienie pierwszego pracownika, musisz mieć trochę wiedzy na temat listy płac.

Większość właścicieli firm to eksperci w swojej branży, a nie listy płac. Konfigurowanie i prowadzenie listy płac może wydawać się przytłaczające, ale gdy będziesz miał dodatkowe ręce pomagające w prowadzeniu firmy, wszystko będzie tego warte.

Czytaj dalej, aby poznać obowiązki pracodawcy, takie jak konfigurowanie listy płac i potrącanie podatków od pracownika wynagrodzenie. W Patriot Software jesteśmy ekspertami w dziedzinie płac, więc sprawdź linki w tym artykule, aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat różnych aspektów tworzenia listy płac.

Zobacz też: Czy nadszedł czas na zatrudnienie pracownika?

Jak skonfigurować listę płac

Jeśli chcesz zatrudniać pracowników w swojej firmie, musisz najpierw skonfigurować listę płac. Aby uruchomić listę płac, musisz ustanowić system; czy chcesz płacić ręcznie, korzystać z oprogramowania lub wynająć księgowego?

Utrzymywanie dokumentów biznesowych w organizacji sprawi, że tworzenie listy płac będzie bardziej płynne. Aby skonfigurować listę płac dla swojej firmy, potrzebujesz trochę informacji o swojej firmie i nowych pracownikach.

Informacje biznesowe

Aby skonfigurować listę płac, musisz mieć kilka numerów identyfikacyjnych. Musisz złożyć wniosek o numer EIN (skrót od Employer Identification Number), który można uzyskać z urzędu skarbowego. EIN to dziewięciocyfrowy numer identyfikujący Twoją firmę. Będziesz go potrzebować, gdy zgłosisz podatki lub wyślesz jakiekolwiek informacje podatkowe do rządu.

Aby zapłacić podatki federalne, możesz założyć konto Elektronicznego Podatkowego Systemu Opłat Federalnych (EFTPS). W ten sposób możesz dokonywać bezpiecznych płatności online lub przez telefon.

Musisz również zarejestrować się w dziale pracy swojego stanu. Będziesz potrzebować nowego konta raportowania wynajmu, aby zgłosić nowych pracowników do stanu. W zależności od lokalizacji Twojej firmy możesz również potrzebować lokalnych i / lub lokalnych numerów identyfikacyjnych. Nie zapomnij o ubezpieczeniu pracownika.

Informacje o pracownikach

Aby skonfigurować listę płac, musisz mieć informacje o każdym nowym pracowniku, w tym nazwisko, adres i numer ubezpieczenia społecznego. Będziesz także potrzebować informacji podatkowych, takich jak status ich zgłoszenia oraz szczegóły dotyczące bieżących potrąceń i składek.

Nowi pracownicy muszą wypełnić Formularz W-4 (zwany również Arkuszem uprawnień osobistych), który ma zostać skonfigurowany w twoim systemie płac. Formularz W-4 pomaga ustalić, ile federalnego podatku dochodowego należy potrącać z wynagrodzenia każdego pracownika.

Pracownicy będą również musieli wypełnić formularz I-9 podczas ich wypożyczania, ale ten formularz nie ma wpływu na listę płac. Potwierdza jednak kwalifikację pracownika do pracy w USA, więc jest to ważne przy zatrudnianiu. Niektóre stany wymagają również E-Verify, systemu, którego możesz użyć, aby zapewnić pracownikom prawo do pracy w USA

Informacje o płatnościach

Nie zapomnij o jednej z najważniejszych części ustalania stawki i częstotliwości płac. Czy pracownik otrzyma wynagrodzenie godzinowe lub pensję? Jak często będziesz płacić (tygodniowy, dwutygodniowy, miesięczny)?

Będziesz potrzebował systemu zarządzania frekwencją, aby śledzić godziny pracy, nadgodziny i płatny czas wolny. I musisz wiedzieć, czy twoi pracownicy są zwolnieni czy nie. Jeśli pracownik kwalifikuje się do statusu zwolnienia, nie płacisz im za nadgodziny. Aby dowiedzieć się więcej, skonsultuj się z Departamentem Pracy USA. Utrzymuj porządek w swoich listach płac, aby był wydajny i spełniał wymagania prawne.

Aby uruchomić listę płac, musisz wiedzieć, w jaki sposób planujesz płacić pracownikom. Możesz wybierać spośród kilku różnych rodzajów płatności, w tym czeków, przelewów bezpośrednich, kart płac, a nawet gotówki. Jeśli płacisz przelewem, zbieraj informacje bankowe od nowych pracowników

Zobacz także: Jak zatrudnić pierwszego pracownika

Jak radzić sobie z podatkami

Aby zachować zgodność z IRS, gdy prowadzisz listę płac, musisz zapoznać się z podatkami od dochodów u źródła. W każdym okresie rozliczeniowym będziesz musiał potrącać podatki od wynagrodzenia brutto każdego pracownika.

Choć może wydawać się onieśmielający, podatki manipulacyjne są łatwiejsze, gdy znasz rodzaje podatków, które musisz wstrzymać. Musisz też wiedzieć, co zrobić z pieniędzmi po ich wstrzymaniu.

Jakie podatki trzeba potrącać?

Jako właściciel firmy, jesteś zobowiązany do potrącania podatków od wynagrodzenia pracownika. Zatrzymaj federalny podatek dochodowy, państwowy i lokalny podatek dochodowy (jeśli dotyczy) i podatek FICA.

Federalny podatek dochodowy

Musisz odliczyć federalny podatek dochodowy na podstawie liczby uprawnień, jakie pracownik wypłaca na formularzu W-4.

Publikacja IRS 15 jest doskonałym zasobem, jeśli zdecydujesz się nauczyć obsługi płac ręcznie. Możesz wybrać jeden z dwóch tabel podatku u źródła, które pomogą ci określić kwotę do potrącenia: metodę płac lub metodę procentową. Oprogramowanie do płac automatycznie obliczy podatki.

Co oznacza zwolnienie z podatku na formularzu pracownika W-4? W niektórych okolicznościach niektórzy pracownicy mogą zostać zwolnieni z podatku, co oznacza, że ​​nie potrącacie federalnego podatku dochodowego z ich zarobków. Formularz pracownika W-4 mówi, czy pracownik jest zwolniony z podatku, czy nie. Muszą oni przedłożyć Ci nowy formularz W-4 każdego roku, aby zachować status zwolnienia.

Podatki dochodowe od władz lokalnych i lokalnych

W zależności od tego, w jakim państwie prowadzisz działalność, może być konieczne potrącenie podatków płace pracowników. A niektóre miejscowości wymagają dodatkowego podatku dochodowego.

Aby dowiedzieć się, czy należy potrącać państwowe i lokalne podatki dochodowe od wynagrodzeń pracowników, należy sprawdzić w swoim stanie.

Podatek FICA

FICA (federalny Ustawa o składkach na ubezpieczenie) obejmuje dwa rodzaje podatków: składki na ubezpieczenie społeczne i na Medicare. Zarówno pracodawca, jak i pracownik, wnoszą równy wkład w podatek FICA. Oznacza to, że potrącacie określoną część wynagrodzenia pracownika i wniesie odpowiedni procent.

Każdego roku stawka podatku FICA może ulec zmianie. Obecnie stawka podatku Ubezpieczenia Społecznego wynosi 6,2% wynagrodzenia brutto każdego pracownika. Obowiązuje tylko wynagrodzenie do 127.200 USD. Stawka Medicare wynosi obecnie 1,45 proc. (Na wszystkie wynagrodzenia) płac brutto każdego pracownika. Nie zapominaj, że musisz również zapłacić 6,2 procent i 1,45 procent wynagrodzenia brutto pracownika w stosunku do części pracodawcy! Ponadto, należy wstrzymać dodatkowy podatek Medicare w wysokości 0,9% w przypadku wynagrodzeń pracowników powyżej 200 000 USD (125 000 USD w przypadku oddzielnego złożenia wniosku o zawarcie małżeństwa lub 250 000 USD w przypadku zbiorowego złożenia wniosku małżeńskiego). W przypadku dodatkowego podatku Medicare nie istnieje żaden pracodawca.

Podatki tylko dla pracodawców

Jeśli masz pracowników, musisz także płacić federalny zasiłek dla bezrobotnych (FUTA) i państwowy zasiłek dla bezrobotnych (SUTA). Ale nie potrącacie tych podatków z wynagrodzenia pracownika.

Twój stan poinformuje Cię o stawce podatku SUTA. Stawka podatku FUTA stanowi procent twoich wynagrodzeń pracowników, do pewnej kwoty. Większość pracodawców płaci 0,6 procent z pierwszych 7 000 $ płaconych każdemu pracownikowi rocznie, chyba że mieszkają w stanie redukcji kredytu.

Po potrąceniu podatku dochodowego, co z nimi zrobić?

Jeśli masz ból głowy przez ten punkt, nie jesteś sam. Radzenie sobie z podatkami pracy może być trudne. Ale nie obawiaj się - prawie kończysz ze zrozumieniem podstaw, jak radzić sobie z podatkami od pracy!

Harmonogram deponowania

Po potrąceniu podatków należy je złożyć i przekazać władzom podatkowym. Musisz przestrzegać harmonogramu zdeponowania, określonego przez IRS, aby dowiedzieć się, jak często płacisz podatki.

Dla federalnego dochodu i podatków FICA, należy przestrzegać tygodniowego lub miesięcznego harmonogramu wpłat. Twój harmonogram zależy od całkowitego zobowiązania podatkowego zgłoszonego w Formularzu 941 w okresie czterech kwartałów. Musisz złożyć depozyt miesięczny, jeśli w okresie ważności zgłoszenia zapłaciłeś 50 000 USD lub mniej podatków. Jeśli zgłosiłeś podatki w wysokości ponad 50 000 USD, musisz złożyć depozyt co pół roku. Zobacz instrukcje Form 941, aby uzyskać więcej informacji.

Wpłacaj podatki FUTA co kwartał. Kwartalne terminy to 30 kwietnia, 31 lipca, 31 października i 31 stycznia.

Podatki

Należy również zgłaszać podatki od formularzy rządowych. Podaj federalny podatek dochodowy i podatek FICA (składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne) co kwartał na formularzu 941. Zgłaszany będzie również podatek FUTA na formularzu 940, który należy złożyć do 1 stycznia każdego roku.

Dla państwowych i lokalnych podatków dochodowych i SUTA podatku, będziesz musiał uzyskać szufelkę ze swojego stanu. Sprawdź publikację IRS 15, aby uzyskać więcej informacji na temat deponowania i zgłaszania podatków.

Zobacz także: Podatki osobiste a podatki biznesowe: jaka jest różnica?

Pytania, komentarze, obawy?

Zanim zatrudnisz pracowników, trzeba włożyć pracę do procesu konfiguracji listy płac. A kiedy masz pracowników, nie zapomnij o potrącaniu, zgłaszaniu i przekazywaniu podatków. Aby usprawnić system płac, zawsze możesz rozważyć inwestowanie w oprogramowanie płacowe, które odpowiada Twoim potrzebom biznesowym. Niektóre systemy oprogramowania płacowego zatrzymują, deponują i naliczają podatki. Wystarczy wprowadzić informacje dotyczące potrąceń u swoich pracowników.

Jeśli masz pytania, zawsze możesz skontaktować się z miejscową agencją podatkową. IRS zapewnia również zasoby na temat podatków od pracy:

• Zrozumienie podatków od pracy
• Deponowanie i raportowanie podatków za pracę
• Podatki na podatek pracy

Być może wydawało Ci się, że trudno jest zrozumieć wymogi prawne dotyczące zatrudniania nowych pracowników. pracowników i prowadzenie listy płac. Ale jesteś właścicielem firmy! Przeszedłeś przez wyżymaczkę i postanowiłeś realizować swoją pasję. Konfigurowanie listy płac będzie możliwe do zarządzania, o ile masz jasny zarys tego, co należy zrobić.