Siedem kroków do pomyślnego zaplanowania projektu |

Ostatnio uczestniczyłem w kilku zespołach projektowych. Niektóre z tych doświadczeń spowodowały, że usiadłem i przeanalizowałem proces planowania projektu, aby zrozumieć, w jaki sposób można ulepszyć planowanie i wdrażanie zarządzania projektami.

Dlaczego projekty zarządzane przez utalentowanych ludzi są opóźnione lub nie zakończone? Dlaczego zespoły projektowe czasami czują, że strzelają do poruszającego się celu? Uważam, że brak odpowiedniego planowania lub nieuczestniczenia w systematycznym podejściu może mieć fatalne skutki dla projektów.

Czym jest planowanie projektu?

Planowanie projektu to proces definiowania celów i zakresu, celów i etapów (wyniki)) i przydzielanie zadań i zasobów budżetowych dla każdego etapu. Dobry plan można łatwo udostępnić wszystkim zaangażowanym i jest to najbardziej przydatne, gdy jest regularnie odwiedzany. Po prostu nakreślenie planu i nigdy nie rozmawianie o nim ze swoim zespołem to dobry przepis na zmarnowany czas i wysiłek.

Możesz zaplanować swój projekt w prostym dokumencie Google lub skorzystać z oprogramowania do zarządzania projektami. Zaletą korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami jest to, że zazwyczaj można przechowywać wszystkie dokumenty i produkty w jednym miejscu, dzięki czemu można uniknąć utraty ważnych dyskusji i decyzji na temat wiadomości e-mail lub luki w oprogramowaniu Slack void. Na przykład z narzędziem Basecamp można łatwo śledzić postępy i śledzić rozmowy oraz przedmioty wymagające współpracy z kilkoma osobami.

Jeśli myślisz o zarządzaniu projektami jako o szybkim starcie lub w jego ramach może się wydawać, że na samym początku zabiera to zbyt dużo czasu. Ale zaoszczędzisz sporo czasu i zasobów, jeśli od razu dokumentujesz swój plan projektu i używasz go jako mapy drogowej, aby utrzymać ciebie i twój zespół na dobrej drodze.

Oto siedem kluczy do udanego planowania projektu pomóż ci zacząć.

1. Pomyśl o swoim planie jako mapie drogowej dla interesariuszy

Każdy projekt wymaga mapy drogowej z jasno określonymi celami, która nie powinna ulec zmianie po zakończeniu pierwszej fazy projektu. Wszystkie zainteresowane strony korzystające z rezultatów lub zaangażowane w realizację projektu powinny mieć określoną nazwę, a ich potrzeby powinny zostać określone podczas wstępnego procesu planowania projektu.

Mogą to być:

• Kierownik projektu lub osoba ostatecznie odpowiedzialna za ukończenie projektu
• "Klient" , który otrzymuje wyniki - może to być ktoś z twojego zespołu (wewnętrzny) lub faktycznie płacący klient.
• Zespół, lub osoby odpowiedzialne za jakąkolwiek taktykę, która jest częścią plan.

Nie zakładaj, że automatycznie rozumiesz potrzeby i cele każdego interesariusza. Zanim zajdziesz za daleko, aby udokumentować swój plan projektu, porozmawiaj z nim, aby upewnić się, że naprawdę rozumiesz projekt, umiejętności i zasoby wszystkich członków zespołu.

2. Podziel projekt na listę wyników

Opracuj listę wszystkich rezultatów. Ta lista powinna rozbić większy projekt na mniejsze zadania, które można przypisać do konkretnych członków zespołu, i należy podać szacowane terminy związane z każdym z elementów lub zadań.

Upewnij się, że rozumiesz i dokumentujesz proces zatwierdzania każdego z elementów. Jeśli Twój projekt jest skierowany do klienta zewnętrznego, upewnij się, że jasno wyrażasz zgodę na jego wewnętrzną procedurę zatwierdzania, tak aby nie zaskoczyły Cię opóźnienia lub spowolniły proces brodzenia w konkurencyjnych opiniach.

3. Porozmawiaj z zespołem

Zidentyfikuj po imieniu wszystkie osoby i / lub organizacje zaangażowane w każdy element lub zadanie i opisz szczegółowo swoje obowiązki. W przeciwnym razie nieporozumienie może prowadzić do opóźnień i sytuacji, w których członkowie zespołu mogą musieć przerobić swoją pracę.

Zorganizuj spotkanie inauguracyjne, aby porozmawiać z zespołem o planowanym planie ataku. Poproś ich, aby pomogli Ci myśleć o najlepszym sposobie wykonania pracy. Pomoże Ci to nie tylko w zwiększeniu wydajności, ale także w uzyskaniu wpisowego, ponieważ poczują się bardziej związani z tym procesem. Korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak Basecamp, może być pomocne w utrzymaniu wszystkich w jednym miejscu i przechowywaniu dokumentów i rozmów w jednym miejscu.

Jeśli korzystasz z poczty e-mail do komunikowania o projektach, rozważ skorzystanie z rozwiązania do obsługi poczty e-mail w zespole, które pozwoli Ci przypisać e-maile, które będą wymagały uwagi zespołu w związku z projektem, zamiast przekazywać w nieskończoność ogromne wątki konwersacji.

4. Zidentyfikuj ryzyko

Określ ryzyko związane z projektem. Zastanów się, co zrobisz, jeśli coś potrwa dłużej, niż się spodziewasz, lub jeśli koszty będą o wiele większe niż początkowo zakładałeś.

Nie musisz mieć określonego kierunku działania zidentyfikowanego dla każdego możliwego negatywnego wyniku, ale powinieneś spędzić trochę czasu ze swoim zespołem, zastanawiając się, co może pójść nie tak. Następnie możesz zrobić tyle, ile możesz, aby złagodzić ryzyko od samego początku, zamiast później zostać zaskoczonym. Czynniki ryzyka mogą również mieć wpływ na budżet.

5. Utwórz budżet

Przypisany do Twojej listy kamieni milowych i rezultatów powinien być informacją o kosztach projektu i szacowanym budżecie. Oprzyj się pokusie przypisania dużych kwot do dużych projektów, nie określając dokładnie, w jaki sposób pieniądze mają zostać wydane. Pomoże to zespołowi zrozumieć zasoby, z którymi musi pracować, aby wykonać zadanie. Podczas ustawiania początkowego budżetu liczby te mogą być raczej zakresami niż wartościami bezwzględnymi.

W przypadku niektórych pozycji może być konieczne pobranie wyceny od kilku różnych dostawców. Pomocne może być krótkie udokumentowanie uzgodnionego zakresu projektu w dokumentacji budżetowej, na wypadek gdyby w efekcie konieczne było wprowadzenie zmian w większym projekcie w oparciu o ograniczenia budżetowe lub jeśli dostawca nie dostarczy dokładnie tego, czego się spodziewał.

6. Dodaj kamienie milowe

Skorzystaj z listy rezultatów jako ramy dla dodawania kamieni milowych i zadań, które należy ukończyć, aby osiągnąć większy cel. Ustal rozsądne terminy, biorąc pod uwagę produktywność, dostępność i wydajność członków zespołu projektowego.

Pomyśl o swoich kamieniach milowych w ramach SMART. Twoje cele powinny być następujące:

• Specyficzne: Jasne, zwięzłe i napisane w języku, który każdy może zrozumieć.
• Mierzalne: Użyj liczb lub języka ilościowego, gdy jest to właściwe. Unikaj niejasnych opisów, które pozostawiają powodzenie do osobistej, subiektywnej interpretacji.
• Akceptowalne: Zaangażuj interesariuszy w swoje cele, kamienie milowe i rezultaty.
• Realistyczne: Stretch to jedna rzecz, ale nie wyznaczaj celów, które są niemożliwe do osiągnięcia. To frustrujące dla twojego zespołu i dla twoich interesariuszy i może ostatecznie opóźnić twój projekt, ponieważ osiągnięcie niemożliwego kosztuje zwykle więcej i zajmuje więcej czasu.
• Oparte na czasie: Ustaw konkretne terminy. Jeśli musisz zmienić terminy związane ze swoimi kamieniami milowymi, udokumentuj, kiedy i dlaczego dokonałeś zmiany. Unikaj zmian w ukradkach lub edytowaniu terminów bez powiadamiania zespołu i odpowiednich interesariuszy.

7. Ustaw wytyczne dotyczące raportowania postępu

Mogą to być raporty miesięczne, tygodniowe lub codzienne. Najlepiej byłoby, gdyby w miejscu pracy lub w trybie offline utworzono wspólną przestrzeń roboczą, w której wszystkie strony mogą monitorować postępy. Upewnij się, że masz plan komunikacji - udokumentuj, jak często będziesz aktualizować interesariuszy o postępach i jak będziesz dzielić się informacjami - na cotygodniowych spotkaniach lub codziennych wiadomościach e-mail.

Użyj struktury, którą skonfigurowałeś, kiedy zidentyfikowałeś swoje kamienie milowe poprowadź swoje raporty. Staraj się nie odtwarzać żadnych kół ani marnować czasu na generowanie nowych raportów za każdym razem, gdy musisz komunikować postęp. Pamiętaj, że używanie oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Basecamp, może utrzymywać interesariuszy w pętli bez zagracania skrzynki odbiorczej lub utraty rozmów w długich rozmowach Slack.

Sekret skutecznego planowania i zarządzania projektami pozostaje zorganizowany i dobrze komunikuje się ze swoim zespół i zainteresowane strony. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, pomyśl o tym, gdzie i w jaki sposób przechowujesz wszystkie materiały i zasoby związane z projektem - zachowaj wszystko w jednym miejscu, jeśli możesz. Powodzenia!