Właściciele małych firm, Zacznij śledzić swoje dane finansowe |

Treść tego artykułu jest oparta na wywiadzie przeprowadzonym w październiku 2014 r. Z Sabriną Parsons, CEO firmy Palo Alto Software.

Dla wielu właścicieli małych firm - zwłaszcza tych, którzy się odwrócili pasja lub hobby w śledzeniu biznesu i liczbach jest obowiązkiem.

Jeśli nie jesteś księgowym i nie masz doświadczenia w biznesie lub naturalnego powiązania z liczbami, może się okazać, że "robisz biznes "w locie, a może nawet ignorując te" straszne liczby ", dopóki nie nadejdzie czas na składanie podatków.

Chociaż może to być najlepsze podejście do szybkiego działania, jest to również podejście, które w długim okresie termin może być szkodliwy dla wzrostu, a nawet przetrwania twojego biznesu .

Według badania przeprowadzonego przez Small Business Association, 28% firm zawodzi z powodu problemów ze strukturą finansową firmy, w tym prowadzenie ubogich zapisów księgowych.

Jeśli nie jesteś na bieżąco te zapisy pieniędzy wpadających i wychodzących z twojego biznesu, możesz mieć kłopoty.

Wyraźny obraz tego, co robi twój biznes i co powinieneś codziennie śledzić, nie tylko pomoże ci spać lepiej w nocy, ale pomoże ci w bardziej proaktywnym, a nie reaktywnym podejściu do zarządzania firmą, co ostatecznie oznacza, że ​​masz więcej czasu na rozwiązywanie problemów, zanim coś pójdzie nie tak i, oczywiście, więcej czasu na zaplanowanie sukcesu.

Prosty początek point

Najprostsze dane finansowe są najważniejsze do śledzenia.

Sabrina Parsons, dyrektor generalny Palo Alto Software, zaleca, aby przed wszystkim innym powinieneś czuć się komfortowo z kluczowymi danymi finansowymi. Obejmują one takie wskaźniki, jak metryki przepływów pieniężnych i różne wskaźniki rozliczeń finansowych.

Kilka pytań, które możesz mieć w zwyczaju zadawać:

• Ile zarabiasz za jeden dzień? Tydzień? Miesiąc?
• Czy są dni tygodnia, w których zarabiasz więcej?
• Czy możesz ustalić swój próg rentowności, aby dać sobie codzienny cel dochodowy?

Pomysł tutaj ma się ostatecznie stać Znając liczby, dzień po dniu lub tydzień po tygodniu, możesz powiedzieć: "Och, muszę zarobić 1000 $ więcej w tym tygodniu. Co mogę zrobić? Czy mimo to mogę zachęcić klientów do szybszego płacenia faktur? "

Dlaczego zarządzać według wskaźników?

To dlatego, że w Palo Alto Software kładziemy tak duży nacisk na śledzenie numerów firm, to to, że czyni proces podejmowania decyzji jest o wiele łatwiejszy.

Te dane powinny pomóc Ci dowiedzieć się, na przykład, ile przychodu musisz zarabiać dziennie, kiedy wstrzymujesz sprzedaż i czy musisz wdrożyć opóźnioną opłatę dla klientów zbyt wiele czasu zajmuje im płacenie faktur.

Przynajmniej każdy właściciel firmy powinien dobrze zarządzać podstawowymi danymi finansowymi, w tym przepływem środków pieniężnych, rentownością i gotówką w kasie, a także innymi podstawowymi danymi, takimi jak dni, aby otrzymać wynagrodzenie, wydatki itd.

Oto niektóre z danych finansowych, które możesz chcieć zacząć poznawać:

Zrzut ekranu części pulpitu - pulpit nawigacyjny zarządzania przedsiębiorstwem zawarty w LivePlan.

Sabrina ostrzega jednak firmy, że pomysł nie polega na śledzeniu wszystkiego:

" Nie chcesz porażki analitycznej ani szaleństwa metrycznego. Musisz pamiętać, że nie możesz zarządzać setką różnych danych. Musisz więc mieć na oku najważniejsze - finanse - a gdy staniesz się bardziej wyrafinowany, przejdź do dodatkowych danych, takich jak dane marketingowe poczty e-mail: współczynnik klikalności, współczynnik otwartości, anulowanie subskrypcji itd.

Następnie możesz przejść do rzeczy, które pomagają zrozumieć, co robią Twoi klienci: dane dotyczące powtarzających się i nowych klientów, wskaźniki dotyczące kosztów pozyskania klienta lub obsługi aktualnego klienta, dane dotyczące Twoich danych koszyka na zakupy. "

Zaczynasz wychodzić poza finansowe KPI (Key Performance Indicators), kiedy czujesz się komfortowo.

Sabrina sugeruje śledzenie i rozwiązywanie tych danych finansowych przez trzy do sześciu miesięcy przed dodaniem innych. Jeśli dodasz dodatkowe dane, zachowaj ostrożność, wybierając tylko kilka opcji naraz. Zacznij od tych, które mogą przynieść największą wartość dla firmy.

Śledź rzeczy, które pozwolą ci podjąć działania

. Z tego powodu wielu właścicieli firm nie śledzi ich danych, jest to, że nie robią tego t zrozumieć, w jaki sposób te liczby pomogą im.

Dlatego zalecamy rozpoczęcie od podstawowych danych finansowych. Pomoże ci to zrozumieć, w jaki sposób podejmiesz działania w oparciu o to, co mówią ci liczby.

Na przykład, jeśli wysyłasz faktury, widzisz rzeczywiste dni zarabiania, a następnie porównujesz je z benchmarkami branżowymi, powinien dać ci pojęcie, czy jesteś na dobrej drodze. A jeśli nie, możesz również podjąć działania w oparciu o te informacje. Być może możesz zacząć dzwonić i żądać, aby klienci dokonali płatności, lub możesz wprowadzić opłatę za zwłokę.

Prawie wszyscy mogą podejmować działania w zakresie danych takich jak przepływ środków pieniężnych lub próg rentowności.

Jeśli nie zrozumieć coś tak prostego, jak przepływ gotówki, możesz być w świecie cierpienia.

Sabrina mówi: "60 procent małych firm, które zawiodły, faktycznie było opłacalne. Po prostu zabrakło im pieniędzy. Nie mogli płacić rachunków. I anegdotycznie, dziewięć razy na dziesięć, kiedy firma zamyka drzwi, zabrakło im pieniędzy. Gdyby mieli gotówkę, mogliby coś zmienić. "

Firmy usługowe mają ten problem, ponieważ nie biorą natychmiast gotówki. Zamiast tego są fakturowani i czekają na płatność. Kluczem jest zrozumienie, w jaki sposób opóźnienie to wpływa na ciebie. Jeśli tego nie zrobisz, może to spowodować, że stracisz pracę, zwłaszcza jeśli musisz płacić pracownikom i nie płacić. • Masz gotówkę w kasie.

Mając na uwadze przepływ środków pieniężnych (rozrachunki z dostawcami) otrzymasz numer, który możesz zrozumieć, a następnie porównać z innymi firmami w branży, aby sprawdzić, gdzie stoisz.

Jak łatwo śledzić kluczowe wskaźniki finansowe:

1. Użyj rozwiązania księgowego

Jeśli jeszcze nie korzystasz z rozwiązania księgowego, jest to dobre miejsce na rozpoczęcie, jeśli tylko chcesz mieć pewność, że masz dostęp do danych, które będą potrzebne do naliczania podatków.

Zbyt wielu ludzi albo nie śledzi ich liczb, albo nie polega na programie Word lub Excel, aby to zrobić, co oznacza, że ​​za każdym razem, gdy chcą zobaczyć, co dzieje się w ich firmie, muszą uruchomić ręczny raport lub poświęcić czas na stworzenie nowy wykres lub wykres.

Tu właśnie rozwiązanie księgowe ułatwia. Oczywiście, jeśli coś jest łatwiejsze, możesz być na bieżąco.

Jeśli prowadzisz działalność usługową i po prostu wystawiasz faktury klientom, możesz wypróbować coś takiego, jak na przykład Freshbooks. W przeciwnym razie, jeśli prowadzisz bardziej skomplikowaną działalność, dobrym początkiem są Xero lub Quickbooks Online.

2. Użyj pulpitu zarządzania firmą

Gdy masz zwyczaj śledzenia kluczowych numerów finansowych firmy (lub nawet zwyczaju tego robić), możesz przejść do używania podobnego do narzędzia LivePlan, który będzie Śledzenie tych finansów jeszcze łatwiejsze!

Kluczową różnicą między oprogramowaniem do księgowania a LivePlan jest to, że ten ostatni zapewnia szeroki i natychmiastowy przegląd tego, co się dzieje.

W rozwiązaniu księgowym każde sprawozdanie musi być uruchamiane osobno i może tylko porównać dwa okresy. Na przykład od lipca do września w porównaniu z danymi prognozowanymi lub od lipca do września w porównaniu z rokiem poprzednim.

W oprogramowaniu księgowym często można porównać "liczby" lub dane w tabeli. Jeśli chcesz wykres, musisz wyeksportować go do programu Excel.

W porównaniu do LivePlan ma pulpit, który natychmiast wyświetla 14 raportów, a także pozwala na drążenie do dowolnej liczby i wyświetla raport, który może porównać wiele okresy czasu. Na przykład obecne zarobki w porównaniu do zarobków z poprzedniego roku w porównaniu do prognozowanych zarobków - wszystko w jednej tabeli.

Zrzut ekranu przedstawiający podział przychodów widoczny w panelu kontrolnym LivePlan.

Co więcej, raporty te można przekształcić w efekty wizualne, więc jeśli nie jesteś "osobą numerowaną" lub jeśli chcesz zobaczyć efekty wizualne trendy biznesowe, możesz przejrzeć raport jako wykres lub jako wykres.

Sabrina Parsons: "Wiele osób boi się liczb, więc te wizualizacje są ważne."

Oprócz tego tylko pozwala porównać kilka okresów, częścią problemu z używaniem oprogramowania księgowego jest to, że musisz wiedzieć, co jest ważne.

Dzięki oprogramowaniu takim jak LivePlan, nie musisz wybierać konkretnego pomiaru. Automatycznie wyświetla wszystkie numery, które musisz zobaczyć na pulpicie nawigacyjnym, aby uzyskać szybki przegląd tego, co robi Twój biznes. Jeśli chcesz wejść w szczegóły, możesz kliknąć dowolny z wykresów. I jeszcze więcej szczegółów, jeśli połączyłeś LivePlan z oprogramowaniem księgowym, możesz przejść do tego, aby znaleźć dokładnie liczby, które pokazują, dlaczego dochody są wyższe lub niższe.

Chodzi o to, żeby cię nie sprzedać na cokolwiek, ale abyś to zobaczył, jeśli sprawisz, że śledzenie kluczowych wskaźników finansowych będzie tak łatwe, jak to tylko możliwe, będziesz w stanie podejmować szybkie i świadome decyzje oraz podejmować proaktywne podejście do zarządzania firmą.

Wiadomość na wynos Sabriny dla wszystkich właścicieli firm: "Im więcej śledzisz, tym więcej śledzisz. Im więcej widzisz danych i wiesz, jak przydatne jest podejmowanie decyzji, tym łatwiej będzie podejmować decyzje. Rozpoczęcie pracy to najtrudniejsza część. "

Do innych zasobów, które mogą okazać się przydatne, należą:

• 5 wskaźników, które należy śledzić, aby Twoja subskrypcja odniosła sukces
• 6 najważniejszych parametrów sieciowych do śledzenia witryny firmy
• 10 najlepszych narzędzi do śledzenia twoich danych w sieci

Jakie dane śledzisz?

Każda firma jest inna i jako taka, będzie musiała śledzić różne liczby.

Czy zgadzasz się z zaczynając od podstawowych wskaźników finansowych? Które wskaźniki są niezbędne, aby mieć na nie oko?

Czy wskaźniki, które śledzisz, zmieniały się w czasie?