Small Business Success Story: Marks Group pomaga małym i średnim przedsiębiorstwom dotrzeć do chmury

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, najprawdopodobniej korzystasz z komputerów i całej tej technologii do prowadzenia firmy. Ale nadal możesz używać technologii w staroświecki sposób, tak jak zrobiły to małe firmy, powiedzmy, w 2010 roku.

Prawdopodobnie masz komputery w biurze, serwery w zapleczu łączące je w sieć i inne narzędzia, w których przechowujesz wszystkie swoje dane. Oprogramowanie, którego używasz, pojawiło się w pudełku z zapakowanym opakowaniem, a ty zatrudniłeś eksperta IT do zainstalowania go i uruchomienia sieci.

Tak, to jest stare.

To w zasadzie było to, co miało w Pensylwanii firma zajmująca się ogrzewaniem i chłodzeniem, a co ostatecznie pozostało, dzięki małej firmie zwanej Marks Group, która pomaga innym małym firmom w XXI-wiecznym wykorzystaniu technologii.

Może ci się spodobać również:

Najlepsze opcje dla małych firm

Zły kredyt? Twoja firma nadal ma opcje

Poszerzanie swojej firmy? Oto, gdzie się zwrócić

Jak zrozumieć APR dla pożyczek biznesowych online

Chmura, zdefiniowana

Możesz być jak większość małych firm w kraju, które nie zostały jeszcze przeniesione do chmury. Ta chmura odnosi się do systemu, w którym użytkownicy uzyskują dostęp do mocy obliczeniowej za pośrednictwem sieci internetowej, zamiast konieczności ustawiania wszystkiego w swoim biurze.

W chmurze większość małych zadań biznesowych - zarządzanie książkami, śledzenie zapasów, upewnianie się, że klient jest zadowolony - odbywa się online. Nie musisz kupować własnych serwerów i innego sprzętu, a w niektórych przypadkach nie musisz zatrudniać personelu IT do obsługi sieci. Ktoś inny zrobi to za Ciebie.

W przeszłości nazywane to było informatyzacją, ponieważ prawie zamienia ona moc obliczeniową na narzędzie, takie jak woda lub elektryczność.

Zamiast płacić za oprogramowanie z góry, zazwyczaj płacisz miesięczną opłatę abonamentową na podstawie liczby użytkowników. Zamiast mieć wszystkie swoje dane w biurze, twoje dane są przechowywane w centrum danych gdzieś indziej, może nawet setkach mil od miejsca, w którym jesteś.

Ponad połowa (57%) małych firm w Stanach Zjednoczonych nie korzysta z technologii chmury, w porównaniu do 43%, które to robią, wynika z raportu National Small Business Association z 2013 roku. Ale oto kolejna uderzająca statystyka: zaledwie pięć lat temu, w 2010 r. Tylko 5% małych firm zajmowało się technologią w chmurze.

Szybkie oszczędności

Wśród nowych konwerterów przetwarzania w chmurze jest Oliver Heating & Cooling, 44-letnia firma zatrudniająca około 200 pracowników w Morton w Pensylwanii.

Niedawno firma zwróciła się do Marks Group, małej firmy z siedzibą w pobliżu Filadelfii, zatrudniającej 10 pracowników, która pomaga firmom działać bardziej wydajnie, wykorzystując nowe technologie informacyjne, w tym systemy oparte na chmurze.

Oliver zmagał się z "przestarzałym oprogramowaniem" do śledzenia klientów, jak twierdzi Todd Whitmire, dyrektor IT firmy.

"Mieliśmy problemy ze śledzeniem leadów i sprzedaży", mówi Nerd Wallet. "Mieliśmy trudności ze skompilowaniem wszystkich informacji. Zdobycie wszystkich raportów zaczynało być niezwykle trudne."

The Marks Group pomógł przenieść system Olivera do Microsoft Dynamics. Firma zdecydowała się na wersję chmurową. Kosztowało to około 20 000 $, co obejmowało opłaty dla Marks Group.

Firma niemal natychmiast zrealizowała oszczędności. W przeszłości Oliver musiał płacić do 15 000 $ z góry za licencje i do 2 000 $ za każdą aktualizację. W systemie opartym na chmurze Oliver płaci miesięczną opłatę w wysokości 65 USD za użytkownika lub około 950 USD miesięcznie.

Uratowali także, nie musząc kupować sprzętu. Oliver wydawał około 137,000 USD co pięć do siedmiu lat na zakup nowych serwerów, co przekłada się na około 30 000 USD rocznie.

"Teraz wyprzedzamy grę, ponieważ nie wydajemy 30 000 USD rocznie na serwery" - mówi Whitmire.

Istnieje także wygoda i wydajność dzięki nowemu systemowi zarządzania relacjami z klientami (CRM).

"Warto," mówi. "Jest to informacja na żywo i możesz drążyć. Wiesz, jak menedżerowie wykonawczy, jak te kokpity menedżerskie. Widzą wszystko na żywo. Daje im ciepłe, rozmyte uczucie."

Wejście w XXI wiek

To dobra wiadomość dla Gene Marks, właściciela Marks Group, która również pisze popularną rubrykę o małych firmach dla Washington Post, Forbes, magazynu Huffington Post i Entrepreneur.

Został ewangelistą w dziedzinie przetwarzania w chmurze po swoim własnym, surowym doświadczeniu z oprogramowaniem biznesowym.

Marks Group założył w 1994 r. Wraz z tatą, który, jak powiedział, "sprzedawał najgorsze na świecie oprogramowanie księgowe, aplikację, którą opracowywał samodzielnie, która nigdy nie osiągnęła najwyższego poziomu".

"Po sześciu burzliwych latach wydarzyło się coś niezwykłego: rok 2000, który zasadniczo uniemożliwił jego oprogramowanie", mówi, odnosząc się do tak zwanego kryzysu Y2K, który napotykał na systemy komputerowe na całym świecie.

Tak więc ich firma zmieniła strategię i zaczęła odsprzedawać inne oprogramowanie i usługi wsparcia.Obecnie Marks Group oferuje aplikacje biznesowe zarówno w chmurze, jak i na miejscu dla szeregu zadań, od zarządzania relacjami z klientami do monitorowania zapasów i śledzenia finansów.

Zaznacza pięć kluczowych zadań, które małe firmy mogą wykonywać w chmurze:

1. Możesz utrzymywać konta klientów za pośrednictwem "zarządzania relacjami z klientem" lub CRM, programów, takich jak Zoho.com.
2. Możesz zarządzać swoimi finansami i transakcjami za pomocą programu takiego jak Xero.com.
3. Możesz ułatwić swoim pracownikom współpracę i koordynację operacji biznesowych za pomocą aplikacji takich jak Microsoft Office Live 365.
4. Możesz ułatwić zarządzanie projektami przy użyciu programu takiego jak Basecamp.
5. Możesz komunikować się w firmie szybciej i wydajniej. Marks przytacza popularną aplikację komunikacyjną Slack.

Analityk ds. Technologii weteranów Roger Kay z firmy Endpoint Technologies Associates twierdzi, że "małe firmy mogą zdecydowanie wykorzystać chmurę", zwłaszcza że ich opcje stale rosną. "W odniesieniu do chmury każdy znajdzie coś dla siebie" - mówi Nerd Wallet.

Teraz chmura nie zawsze jest łatwa do sprzedania małym firmom. Marks przytacza trzy najczęściej zadawane pytania.

"Dlaczego płacę co miesiąc, kiedy przedtem właśnie zapłaciłem?"

"Wyjaśniam, że nie będą już musieli zajmować się coroczną konserwacją, sprzętem, aktualizacjami, tworzeniem kopii zapasowych i dostępem", mówi Nerd Wallet. "To obniża ich koszt posiadania".

"Skąd mam wiedzieć, że moje dane są bezpieczne?"

"Pytam o to, czy naprawdę uważają, że ich wewnętrzne bezpieczeństwo jest lepsze niż Microsoft, Salesforce lub innych dużych dostawców usług w chmurze" - mówi. "Model biznesowy tych firm zależy od najlepszego bezpieczeństwa i chociaż nikt nie może być w 100% bezpieczny, z pewnością mają do dyspozycji lepsze zasoby".

"Skąd mam wiedzieć, że dostawcy usług w chmurze będą w pobliżu i co stanie się z moimi danymi, jeśli tak nie jest?"

Marks odpowiada: "Nawet jeśli sprzedawca chmury ma kłopoty, bardziej niż prawdopodobne jest, że ich klienci zostaną kupieni przez kogoś innego." W branży oprogramowania biznesowego dostawcy są kupowani przez inne firmy iw większości przypadków nabywcy znajdują sposoby na utrzymanie baza klientów przejętej firmy.

Kay of Endpoint Technologies Associates twierdzi również, że zapewni bezpieczeństwo i wygodę jako główne powody, dla których małe firmy powinny korzystać z przetwarzania w chmurze.

"Nie zmierzyłbym wartości w oszczędnościach, ale w wartości ubezpieczenia nie tracąc danych jako firmy, co może być katastrofalne" - mówi.

"Znałem faceta, który zgubił swój notes ze wszystkimi jego rzeczami, a on nigdy tego nie zrobił. To dosłownie wyrzuciło go z biznesu. Istnieje także niewielka wartość w uzyskiwaniu dostępu do plików z innych komputerów. Byłem znany z przeglądania pliku przez przeglądarkę na moim telefonie, kiedy nie miałem ze sobą komputera."

Komfort w chmurze

Dążenie do wygody sprawiło, że inny mały biznes zwrócił się do Marks Group o pomoc. Thompson Mahogany to 172-letnia firma z branży drzewnej z siedzibą w Filadelfii.

Dyrektor generalny Andrew Nuffer mówi, że firma chciała pozbyć się systemu, który nazywa "powolnym". Jego główne pytanie do Marks Group, powiedział, "Hej, czy jest jakiś sposób, że moi faceci mogą uzyskać dostęp do naszego systemu? iPady lub smartfony, więc nie muszą wracać do biura, aby wprowadzić swoje informacje do naszego CRM?"

Tak było. Dzięki pomocy Marks Group Thompson Mahogany stał się kolejną konwersją chmury obliczeniowej.

"Na dłuższą metę warto," mówi Nuffer do Nerd Wallet. Nowy system ułatwił mu i jego pracownikom życie - dodaje. "Możemy po prostu zatrzymać się na poboczu i sprawdzić coś. Jesteśmy w stanie wykonać więcej pracy."

Ale Nuffer, którego firma rozpoczęła w 1843 roku, mówi, że wciąż ma skrupuły dotyczące całkowitego przyjęcia chmury. Firma nadal ma systemy lokalne do wykonywania niektórych kluczowych zadań, takich jak zarządzanie zapasami.

Nuffer powiedział, że firma nie rozważa przeniesienia ich do chmury. "Zbyt wiele tajemnic handlowych w nich", mówi, choć dodaje: "Ale kto wie. To może się zmienić w ciągu najbliższych 10 lat. Gdybyś powiedział mi 10 lat temu, że mogę zrobić wszystko na iPhonie, roześmiałbym się na ciebie."

"To jest nasz pierwszy krok w tym królestwie" - mówi. "Może pójdziemy dalej. Nie wiem."

Więcej małych firm prawdopodobnie będzie nadal korzystać z chmury, spekuluje Gene Marks.

"" Prawdziwy powód? Właściciele małych firm wkrótce nie będą mieli wyboru - mówi. "Firmy programistyczne zaorują większość swoich badań i rozwoju w aplikacje oparte na chmurze. Firmy infrastrukturalne przyspieszają i uzyskują dostęp. W przypadku firm programistycznych model biznesowy jest znacznie lepszy, zapewnia spójny, przewidywalny strumień przychodów i większą kontrolę nad kosztami wsparcia. Małe firmy będą tam popychane, czy im się to podoba, czy nie. Teraz pora sobie z tym poradzić."

Więcej informacji na temat aplikacji biznesowych opartych na chmurze można znaleźć w artykule Investmentmatome na temat 20 aplikacji dla właścicieli małych firm. Grupa Marks ma także stronę z filmami o różnych aplikacjach w chmurze dla małych firm.

Benjamin Pimentel jest pisarzem pracowniczym zajmującym się małym biznesem dla Investmentmatome. Śledź go na Twitterze @benpimentel , na Google+ i dalej LinkedIn.

Aby uzyskać więcej informacji na temat rozpoczynania i prowadzenia działalności gospodarczej, odwiedź stronę Nasza witryna Przewodnik dla małych firm . Aby uzyskać bezpłatne, spersonalizowane odpowiedzi na pytania dotyczące rozpoczynania i finansowania działalności, odwiedź stronę Mały biznes sekcja strony Investmentmatome Zadaj pytanie doradcy.

Zdjęcie Gene Marks dzięki uprzejmości Marks Group.