Jak zorganizować efektywne spotkania |

[Jest to post gościa autorstwa Heleny Hauk z 5th Gear Consulting. Helen podeszła do nas, aby porozmawiać o zorganizowaniu skutecznych spotkań i nie mogłem odmówić tego tematu. - Kai]

Nikt nie lubi spotkań i jeśli ludzie będą mogli ich uniknąć, to zrobią to. Niestety spotkania są konieczną i istotną częścią prowadzenia interesów, szczególnie gdy Twoja firma rośnie, a komunikacja typu "jeden na jednego" staje się bardziej rozproszona. Spotkania nie muszą wysysać energii z organizacji (lub pochłaniać swój czas). Aby spotkania nie zamieniły się w organizacyjne wampiry:

1. Zacznij od agendy: dokładnie wiedz, co chcesz ukryć i poinformuj o tym swój zespół zanim wejdzie do sali konferencyjnej.
2. Komunikuj się z wyprzedzeniem: Pozwól, aby ludzie wiedzieli z wyprzedzeniem, których pracowników oczekujesz i co powinni przynieść ze sobą (np. Raporty, statystyki lub inne ważne informacje).
3. Bądź ostrożny: poinformuj swój zespół przed, w trakcie i po bardzo dobrze rozumiecie wartość swojego czasu i doceniacie to, że poświęcają go, aby uczestniczyć w waszym spotkaniu. Pokaże, że cenisz sobie i szanuje swój czas tak samo jak twój.

Podczas spotkania ważne jest, abyś pozostał na celowniku i postępował zgodnie z zaplanowanym wcześniej planem. Większość spotkań ucieka, jeśli im na to pozwolisz, więc nie. Kontroluj przez cały czas. Jeśli ktoś zadaje pytania niezwiązane z tematem lub niezwiązane z grupą, umów się na rozmowę z nimi później. W ten sposób wciąż czują, że przyciągają uwagę i odpowiedzi, których szukają, bez uszczerbku dla grupy lub wykonywanego zadania.

Po zamknięciu spotkania upewnij się, że wszyscy jasno rozumieją kolejne kroki. Przypisz wszystkie zadania i terminy przed przerwaniem spotkania. W ten sposób spotkanie faktycznie prowadzi do postępu, a nie tylko do przerw w pracy.

Pamiętaj, że spotkania powinny wpłynąć na dalszy rozwój firmy, a nie pochłaniać czasu. Od Ciebie zależy zabicie czasu, w którym zasiadasz podczas spotkania amoku i utrzymasz swój zespół na dobrej drodze. Zrób to z przemyślanym planem, silną komunikacją i strategicznym spojrzeniem w przyszłość.

"Produktywność nigdy nie jest przypadkowa. Jest zawsze wynikiem zaangażowania w doskonałość, inteligentne planowanie i skoncentrowany wysiłek. "~ Paul J. Meyer