Harmonogram przechowywania rekordów |

Wszyscy wiemy, że musimy ocalić i zabezpieczyć nasze rejestry biznesowe. Po kilku latach okazało się, że wszystkie te zapisy zajmują więcej miejsca w szafach na akta niż miejsce pracy dla nas i naszych pracowników.

Dobrą wiadomością jest to, że naprawdę nie musimy trzymać wszystkie te zapiski na zawsze. Tak, niektóre musimy zachować na zawsze. Niektóre przechowujemy tylko do momentu, gdy IRS dotrze do nas. A niektóre z nich musimy zachować tylko przez kilka lat.

Twierdzenie, który rekord należy zachować, na jak długo jest trochę trudniejsze. Prawidłowe pozbycie się tymczasowych zapisów nie jest tak proste, jak tylko wrzucenie papierów do kosza.

Tutaj zaczyna się harmonogram przechowywania zapisów. Ten dokument zawiera listę rodzajów akt, które twoja firma produkuje (finanse, personel, kontrakty, operacje itp.); identyfikuje wszelkie wymogi prawne dotyczące tego, jak długo dokumentacja musi być przechowywana i wymagający organ, taki jak IRS lub ustawa Sarbanes-Oxley; zwróci uwagę, jak długo rekord jest ogólnie aktywnie wykorzystywany w operacjach biznesowych; i może również zawierać inne informacje, takie jak odnotowywanie, że zapisy zawierają poufne dane osobowe; i jeśli kopie z mikrofilmem lub skanowane cyfrowo są dopuszczalnymi legalnymi alternatywami dla dokumentu papierowego.

Przeszukuj Internet, a znajdziesz mnóstwo informacji o Harmonogramach przechowywania rekordów i przykładach, takich jak ten oferowany przez Millennium Records Management. Pamiętaj jednak, że przykładowy harmonogram to tylko uogólniona reprezentacja tego, jak wygląda. Twój harmonogram przechowywania zapisów będzie dostosowany do rodzaju Twojej działalności, miejsca, w którym się znajdujesz, w jakim kraju (stanach) i / lub krajach, w których prowadzisz działalność, niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem prywatnym, czy też posiadasz akcje na giełdzie, jest instytucją publiczną, utrzymuj kontrakty rządowe i niezliczone inne czynniki.

Będziesz chciał pracować ze swoim księgowym, radcą prawnym i / lub profesjonalną firmą zajmującą się zarządzaniem dokumentami, aby rozwinąć i ustanowić twoje.

Rejestrujesz harmonogram przechowywania rekordów tak, aby wszyscy w twojej firmie o tym wiedzą. Pomaga to zapewnić, że najważniejsze dane są przechowywane w pierwszej kolejności. Później, powiedzmy, że masz kilka szafek z dokumentami do zapłaty. Twój harmonogram utrzymania mówi, że musisz zachować te przez 6 lat, ale doświadczenie pokazuje, że naprawdę dostajesz je tylko przez 3 lata. Wiedząc o tym, możesz zwolnić przestrzeń biurową firmy / biura, przenosząc te rekordy, aby zabezpieczyć pamięć zewnętrzną lub inny nośnik pamięci.

Po uzyskaniu rekordów, które osiągną koniec okresu przechowywania, możesz je zutylizować. Ale, jak powiedziałem, nie można po prostu wrzucać ich do pojemnika na recykling. Aby je usunąć, musisz mieć ustalony proces. Tak, musisz stworzyć więcej dokumentacji, aby pozbyć się starych dokumentów.

Będziesz chciał, aby ludzie, którzy wygenerowali zapisy, podpisali, że nie potrzebują już zapisów. Należy pamiętać, że zapisy dobiegają końca okresu przechowywania zgodnie z ustalonym harmonogramem przechowywania rekordów i sprawdzić, czy okres ich przechowywania nie został przedłużony z powodu audytów, sporów sądowych itd.

Będziesz chciał poświadczyć, kiedy, jak i przez kogo dokumenty zostały zniszczone. Dziś jest to łatwiejsze niż w przeszłości, kiedy spędziłem wiele godzin ciągnąc pudła do doku załadunkowego i wkładając papier do rozdrabniacza obok śmietnika. W ostatnich latach rozrastały się mobilne firmy rozdrabniające. Będą jeździć swoimi firmowymi niszczarkami konfetti do ciężarówek, zaciągać pudła do ciężarówki, zezwalać na świadków ich zniszczenia i wydawać zaświadczenia o zniszczeniu.

Ustanowienie, wdrażanie i przestrzeganie harmonogramu przechowywania zapisów znacznie przyczyni się do zagwarantowania, że ​​Twoja firma zachowa i zachowa niezbędne dokumenty, aby kontynuować działalność. A w najgorszym przypadku, jeśli zostaniesz uwikłany w spory sądowe lub podobne, udowodnij, że twoje dokumenty są przechowywane i niszczone w regularnie przeprowadzanym, ustanowionym, zatwierdzonym, udokumentowanym procesie, a nie w nocy wypalonej za stodołą w amatorska próba uniknięcia winy i odpowiedzialności lub utrudnienie procesu prawnego.

Steve Lange

Starszy redaktor

Oprogramowanie Palo Alto