5 Sposobów na łatwe planowanie pracowników |
👩💼👨💼 Jak szukać pracy w Norwegii? - Zrozum Norwega #121
Istnieją dziesiątki problemów związanych z harmonogramem, które wymagają uwagi menedżerów i personelu. Dobrze zarządzany harmonogram sprawia, że organizacja porusza się i rozwiązuje wiele złożonych sytuacji. Rzućmy okiem na pięć sposobów, aby ułatwić proces.
1. Poznaj swój zespół
Pierwszym krokiem do efektywnego planowania pracowników jest utworzenie listy pracowników, którzy aktualnie pracują dla Twojej firmy lub działu. Wraz z ich nazwiskami i rolami powinniście również przechowywać informacje kontaktowe, a także wszelkie odpowiednie umiejętności i certyfikaty. Dodatkowe informacje mogą dotyczyć tego, czy są w niepełnym wymiarze godzin, czy w pełnym wymiarze godzin, a także wszelkich ograniczeń związanych z nadgodzinami.
2. Stwórz proces dostępności pracowników
Daj pracownikom możliwość przekazania preferowanych godzin pracy. Zapewnienie personelowi opcji wyrażania swoich preferencji daje menedżerom możliwość promowania środowiska współpracy. Ponadto znajomość preferencji pracowników pozwala na umieszczenie personelu w dostępnej zmianie roboczej, która jest dogodna dla obu stron. Dostępność może być przechowywana w formacie kalendarza lub w formie. Pracownicy powinni mieć możliwość wybrania więcej niż jednej preferowanej zmiany. Powinni także zdawać sobie sprawę z tego, że czasami muszą pracować na innych zmianach, aby pokryć wszystkie otwarte godziny pracy.
3. Uprość dostęp do harmonogramu
Po utworzeniu harmonogramu upewnij się, że członkowie personelu mają łatwy dostęp do niego. Często członkowie personelu mogą zapomnieć spojrzeć na harmonogram, jeśli nie znajduje się on w łatwo widocznym miejscu. Co więcej, członkowie personelu mogą łatwo stracić lub zgubić papierowe kopie swoich indywidualnych harmonogramów. Jeśli personel nie ma łatwego dostępu do harmonogramu, często pojawiają się późno w pracy (jeśli w ogóle się pojawiają).
4. Zaplanuj najgorsze
Podczas projektowania harmonogramu pracy należy pamiętać o wyjątkowym znaczeniu. Dobrze zaplanowany harmonogram zawiera plan B, więc menedżer nie będzie musiał panikować, jeśli którykolwiek pracownik nie pojawi się lub musi wyjść na nagły wypadek. Pomocne będzie tutaj także dobrze zorganizowany wykres dostępności. Menedżerowie powinni również mieć jasno określone zasady dotyczące transakcji zmianowych i nieobecności.
5. Zaplanuj odpowiednią osobę do pracy
Użyj swojej listy pracowników, aby upewnić się, że planujesz pracowników zgodnie z ich talentami i umiejętnościami. Czasami, szczególnie w niedoborach kadr, menedżerowie są zmuszani do wypełniania zmian nawet w przypadku pracowników, którzy nie najlepiej odpowiadają zadaniom. Może to spowodować wykonanie pracy; jednak Twoja firma odniesie znaczne korzyści z procesów, które są udoskonalone w porównaniu do ukończonych. Ciągłe planowanie personelu na stanowiskach, które nie odpowiadają jego preferencjom lub zdolnościom, może również negatywnie wpływać na morale pracowników.
Aby ułatwić planowanie pracownikom, warto rozważyć zastąpienie procesu ręcznego zarządzania rozwiązaniem oprogramowania. Efektywne oprogramowanie do planowania zadań oferuje zarządzanie konfliktami w celu tworzenia harmonogramów bezbłędnych i zapewnia elastyczność w zakresie obsługi określonych potrzeb. Jednak planowanie, obejmujące wszystkie zmiany u właściwej osoby, a jednocześnie usprawnienie procesu i zmniejszenie stresu powinno być ostatecznym celem.
Zdjęcie kalendarza dzięki uprzejmości Shutterstock
