Twoja faktura została odrzucona: 8 najpopularniejszych wskazówek dla firm fakturujących |

Zamknięcie umowy z przedsiębiorstwem lub klientem korporacyjnym to duży impuls dla każdej firmy, zarówno małej, jak i dużej.

Zarabianie, to zupełnie inna sprawa.

Może przebiegać tak gładko, jak można by się spodziewać, lub skończyć w totalnym bałaganie. Wszystko zależy od sposobu fakturowania klientów. Po otrzymaniu i zarejestrowaniu faktura uruchamia serię procesów, w wyniku których pieniądze trafiają na Twoje konto - chyba że coś pójdzie nie tak.

Kluczem do tego, aby twoje faktury zostały rozliczone na czas, są szczegóły. Poniższe wskazówki pochodzą z moich dwóch lat na kontach do zapłaty i należnościach, a ich przestrzeganie pozwoli zaoszczędzić czas, pieniądze i dużo stresu.

Zobacz także: Co to jest rachunek do zapłaty? Metryki w minutę

1. Dowiedz się, gdzie faktycznie znajdują się Twoje faktury

Podczas pracy z dużymi firmami, musisz pamiętać, że Accounts Payable jest jednym z pierwszych procesów, które można zlecić na zewnątrz i zautomatyzować. A tam, gdzie jest automatyzacja, tolerancja błędu nie ma sobie równych. Dotyczy to również faktur.

Oznacza to, że ktoś z innego kraju (a nawet innej strefy czasowej) prawdopodobnie rezerwuje faktury. Niezależnie od tego, czy jest to strona trzecia, czy centrum usług wspólnych, standardy jakości są rygorystyczne. Nie zawahają się odrzucić faktury, szczególnie od niewielkiego sprzedawcy, przy najmniejszym podejrzeniu, że coś jest nie tak. To, co może wydawać się tobie banalnym szczegółem, może faktycznie spowodować poważne konsekwencje dla partnera outsourcingowego w przypadku audytu.

Co więcej, AP działa z dużą liczbą dokumentów i każda z nich jest oceniana bardzo szybko. Nie ma czasu na szczegółową analizę każdej faktury - jest ona poprawna lub nie, i to wszystko. Upewnij się, że Twoje faktury zostały zaakceptowane i zatwierdzone od razu. W jaki sposób? Cóż, przestrzegając!

2. Odbij gwoździ od początku

Większości problemów z płatnościami, które widziałem, można było łatwo uniknąć, podążając za wymaganiami rozliczeniowymi klienta. Im więcej osób zaangażowanych w zawieranie transakcji, tym większa szansa, że ​​informacje te zostaną utracone.

Przedstawiciele handlowi często otrzymują te instrukcje, ale ponieważ koncentrują się bardziej na zabezpieczaniu nowych klientów, mają tendencję do zaniedbywania formalności, które nastąpią później.

Upewnij się, że sprzedaż i rozliczenia są na tej samej stronie. Nie czekaj, aż faktura minie, ponieważ sprawdzisz, czy została wydana poprawnie.

Patrz również: Kiedy rozrachunek z fakturą ma sens?

3. Zachowaj czytelność faktur

Niezależnie od tego, czy wysyłasz faktury elektroniczne, czy papierowe, najprawdopodobniej są one skanowane na samym początku i kierowane do oprogramowania do odczytu faktur. Księgowy AP sprawdza je dalej.

Tutaj wiele rzeczy może pójść nie tak. Po pierwsze, te aplikacje nie są dobre w czytaniu kolorów. Możesz pokusić się o urozmaicenie swoich faktur różnymi odcieniami, ale najlepiej je zachować. Posiadanie całego tekstu i cyfr w czerni jest koniecznością.

Dodatkowo, nie skanuj faktur samemu - wynikowy obraz w systemie klienta z pewnością będzie nieczytelny. Właściwy sposób postępowania to wygenerowanie pliku PDF.

Po drugie, upewnij się, że najważniejsze informacje (data faktury, data płatności, numer, numer zamówienia, nazwa firmy i adres, kwoty oraz stawki podatku) wyróżniają się. Na pierwszy rzut oka muszą być łatwe do wykrycia. W przeciwnym razie faktura może zostać odrzucona natychmiast, nawet jeśli informacje rzeczywiście tam są.

4. Ustaw właściwą jednostkę

Im większa firma, tym więcej podmiotów może mieć. O ile w formularzu zamówienia nie podano inaczej, należy wystawić fakturę jednostce, z którą faktycznie prowadzisz interesy.

Wielu sprzedawców ma tendencję do adresowania swoich faktur do głównej siedziby firmy w przypadku wątpliwości co do prawidłowego adresu rozliczeniowego. AP z pewnością odrzuci je i poprosi o ponowne przesłanie dokumentu z poprawionymi szczegółami.

Ponadto nigdy nie skracaj nazwy firmy ani jej adresu. Niektóre kraje (na przykład Singapur) mają bardzo surowe regulacje w tym zakresie, a AP może nie akceptować faktur zawierających skróty lub brakujące szczegóły.

To może brzmieć absurdalnie, ale czasami musiałem odrzucić faktury, które miały niewłaściwy numer podłogi lub ulicy w adresie klienta. Użyj dokładnie tego, co otrzymałeś od swojego partnera handlowego.

Zobacz także: Jak prognozować przepływy pieniężne

5. Przestrzegaj zamówienia

Twoi klienci najprawdopodobniej będą wymagać numeru zamówienia (lub "PO") na fakturze. Sprawdź, czy tak jest i zastosuj się do wszystkich informacji zawartych w zamówieniu.

PO jest tym, czego AP szuka jako pierwszy, ponieważ rezerwuje faktury za pomocą tego numeru. Jeśli go tam nie ma lub trudno je zauważyć, faktura może zostać odrzucona i stracić zamierzony termin płatności. Śledź okres finansowy, który obejmuje PO i dostępna gotówka. Wysłanie faktury z PO już nieaktualną lub z funduszy z pewnością opóźni płatność o kilka dni, jeśli nie tygodni. Jest to szczególnie problematyczne podczas przechodzenia z jednego roku obrotowego na drugi kwartał.

Dobrą praktyką jest utrzymanie jednego zamówienia na jedną fakturę. Wydaje się, że wygodniej jest uwzględnić kilka dokumentów zamówienia w jednym dokumencie, ale utrudni to AP dokonywanie rezerwacji, zwłaszcza gdy wystąpi problem z jednym z nich.

6. Rachunek we właściwej walucie

Rozbieżność kursowa jest kolejną częstą przyczyną opóźnień w płatnościach, szczególnie w przypadku transakcji z podmiotami zagranicznymi. Zachowaj szczególną ostrożność, gdy masz do czynienia z takimi.

Niektóre kraje, takie jak Indie, bardzo utrudniają przetwarzanie przelewów w walutach obcych. Z tego powodu widzę, że płatności z tego powodu przeciągają się miesiącami, które zostały rozwiązane tylko przez wystawienie nowego zamówienia.

W przypadku fakturowania klienta w walucie innej niż lokalna, może być konieczne podanie krajowego odpowiednika wszystkich kwoty na fakturze, w tym podatki i bez podatków.

Zobacz także: 7 kluczowych danych, które każdy właściciel firmy powinien monitorować

7. Regularnie zmieniaj swoją książkę adresową

Utrzymywanie aktualności kontaktów ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza gdy nie fakturujesz często swoich klientów. Duże firmy zawsze ulepszają swoje procesy i systemy zarządzania danymi, co często skutkuje zmianą adresów e-mail.

Zazwyczaj komunikują się z wyprzedzeniem, ale automatyczne wiadomości e-mail mogą łatwo zostać zgubione w skrzynce odbiorczej lub przefiltrowane jako spam. Jeśli wysyłasz faktury na osobistą wiadomość e-mail, pamiętaj o podaniu ogólnego adresu do celów finansowych lub księgowych w CC. Ludzie przychodzą i odchodzą, więc nie popełnij błędu, gdy docierają do kogoś, kto już nie ma w firmie.

Księgowi AP mogą również nie sprawdzać swoich skrzynek tak często, jak by chcieli. Przesłanie faktury za pośrednictwem ogólnych kanałów zapewni, że będą one przetwarzane w standardowym przedziale czasowym.

8. Uzupełnij z uśmiechem

Kiedy będziesz sprawdzać AP z powodu odrzuconej faktury lub opóźnionej płatności, bycie przyjacielem będzie długotrwałe. Oczywiście, masz prawo żądać pieniędzy na czas, ale negatywny ton z urzędnikiem AP nie pomoże.

Problem prawdopodobnie nie jest ich winą. Jeśli okażecie empatię i życzliwość, o wiele bardziej będą dla was mili. Ich praca jest niezwykle przyziemna, więc traktowanie ich jako ludzi, a nie maszyn, będzie działało na twoją korzyść.