Jak zapobiegać problemom z płynnością finansową |

W prostych słowach przepływ gotówki jest miarą tego, co masz, i co wychodzisz. Na tej podstawie łatwo założyć, że jeśli poprzedni jest wyższy od drugiego, to wszystko jest w porządku.

Należy jednak wziąć pod uwagę, kiedy każda płatność zostanie otrzymana lub wykonana. Innymi słowy, wszystko jest dobrze, jeśli zapłacisz 26 000 $ swoim klientom i masz tylko miesięczne wydatki w wysokości 13 000 $, ale to nie jest pocieszające, jeśli płacą za późno, a twoi dostawcy żądają natychmiastowej zapłaty.

Tego rodzaju Pustki są, ironicznie rzecz biorąc, szczególnie niebezpieczne dla firm opartych na produktach, które szybko się rozwijają i przynoszą zyski. Czemu? Ponieważ za każdym razem, gdy trafisz na nowego klienta, zanim otrzymasz zapłatę, będziesz musiał zakupić surowce, aby zrealizować zamówienia (nie wspominając o inwestowaniu w nowe osoby i sprzęt).

Jeśli ci klienci okazują się wolnymi płatnikami, rentowny i rozwijający się biznes może napotkać problemy z płynnością finansową i możliwą likwidacją.

Jakie kroki można podjąć, aby przekształcić przepływy pieniężne?

1. Dokładnie prognozuj sprzedaż i wydatki

Ostrzegane jest przedramion, więc upewnij się, że prognozy przepływów pieniężnych są dokładne, zarówno pod względem liczb i terminów. Spojrzenie na ubiegłoroczną sprzedaż powinno dać ci dobre wyobrażenie o tym, co zrobisz w tym roku (zakładając oczywiście, że w międzyczasie nie wygrałeś ani nie straciłeś głównych klientów).

Następnie oblicz koszt produkcji swoich towarów i usługi, ponieważ pomoże to w dostosowaniu projekcji w przypadku nagłego pojawienia się nowych ważnych zamówień.

Jednocześnie pamiętaj o uwzględnieniu wszystkich stałych wydatków - kosztów utrzymania lokalu i opłacania pracowników, w tym płac, czynszu, stawki biznesowe, rachunki - i oczywiście żądania podatkowe. Przyjrzyj się złotej formule prognozowania przepływów pieniężnych w małych firmach.

2. Porównaj swoje prognozy z rzeczywistością

Jednak twoje prognozy będą bezużyteczne, chyba że będziesz stale porównywał je z rzeczywistością, aby sprawdzić, czy masz dobre wyniki.

Czynienie tego z miesiąca na miesiąc umożliwi ci dostroić swoje dane, co z kolei pozwoli Ci przewidzieć, ile gotówki będziesz mieć w ciągu tygodnia, miesiąca, a nawet roku w dół.

3. Przygotuj więcej niż jedną projekcję przepływu gotówki

Dobrym sposobem na zabezpieczenie się przed przykrymi niespodziankami jest przygotowanie trzech różnych prognoz: scenariusza optymalnego, scenariusza najgorszego scenariusza i opcji środka drogi.

Aby uzyskać te liczby, będziesz musiał spojrzeć na ewolucję rynku; rozważyć sezonowe problemy z płynnością finansową; rozważyć, czy nowi konkurenci mogą stanowić zagrożenie; i zastanów się, czy twoi dotychczasowi klienci są w pełni usatysfakcjonowani lub czy rozważają innych dostawców.

4. Upewnij się, że jesteś realistą

Nie poddawaj się pokusie zakładając, że wszystko będzie dobrze; nierealistycznie optymistyczna prognoza szybko doprowadzi do kłopotów.

Upewnij się, że nie zmieniasz dat w ten i inny sposób, aby upewnić się, że liczby wyglądają dobrze. Jeśli pojawią się problemy, powinieneś o tym teraz wiedzieć, aby je złagodzić.

Ale jakie kroki możesz podjąć, aby poradzić sobie z przepływem pieniężnym, który wygląda na marginalny?

5. Natychmiastowa fakturowanie klientów

Im wcześniej dokonasz faktury, tym szybciej otrzymasz zapłatę. Niektóre firmy traktują fakturowanie jako męczącą pracę - coś, co można zrobić dopiero po zakończeniu działań generujących dochód.

Mimo że kluczowe jest dążenie do wzrostu, wzrost nie ma znaczenia, jeśli przepływ gotówki spadnie, a ty stracisz pracę. Odłóż określony czas na fakturowanie i przygotuj wszystkie potrzebne informacje z wyprzedzeniem.

6. Ułatw klientom płacenie

Staraj się oferować szereg różnych metod płatności, ponieważ nie wszyscy klienci wybierają przelew bankowy. Karty gotówkowe, czeki, karty debetowe i kredytowe oraz usługi przelewów pieniężnych online i offline są użytecznymi opcjami i mogą spowodować szybsze uzyskanie zapłaty.

7. Rozważ rabaty za wcześniejszą płatność

Niektórzy klienci mogą zdecydować się na spłatę znacznie szybciej, jeśli mogą zaoszczędzić trochę gotówki. Prawdopodobnie oferujesz standardowe 30-dniowe warunki, ale możesz wprowadzić dodatkową klauzulę, na przykład 5-procentową zniżkę na płatności w ciągu tygodnia.

8. Wdrożenie polityki firmy w zakresie kontroli kredytowej

I odwrotnie, nie bój się podejmować zdecydowanych działań z uporczywymi spóźnionymi płatnikami, którzy mogą załamać twoją firmę. Dzięki uważnemu monitorowaniu niezapłaconych faktur będziesz w stanie zidentyfikować problematycznych klientów.

Jest to szczególnie ważne, ponieważ opóźniona płatność może stać się niepłatna. Im dłuższe należności pozostają niespłacone, tym mniejsze prawdopodobieństwo ich zamiany na gotówkę.

Według badania holenderskiej firmy Atradius, która przeprowadziła ankietę na temat fakturowania w Ameryce, 38,4 procent wystawionych faktur B2B nie zostało opłaconych przez w terminie, 5,2 procent faktur nadal było zaległych ponad 90 dni po terminie płatności, a 2,7 procent należności z tytułu wierzytelności zostało spisane jako nieściągalne. Atradius doszedł do wniosku, że przeciętnie firmy w obu Amerykach tracą 51,9 procent wartości faktur, które nie są płacone w ciągu 90 dni od terminu płatności.

Poprzez wdrożenie jasnej i konsekwentnej polityki w zakresie ściągania należności, zapewniasz, że wszyscy klienci są traktowani uczciwie oraz że płatności są dokonywane zgodnie z uzgodnionymi warunkami. Regularnie przesyłaj zaległe faktury i wdrażaj eskalującą serię przypomnień, ponieważ terminy płatności zostały utracone przed udziałem agencji windykacyjnej.

Zabezpieczenie płatności jest jednak szybsze o połowę. Co możesz zrobić, aby zmniejszyć lub odroczyć własne wydatki?

9. Wykorzystaj w pełni warunki płatności wierzycieli i renegocjuj je, jeśli możesz

Jeśli płacisz dostawcom przelewem elektronicznym w ostatnim możliwym dniu, pieniądze pozostają na Twoim koncie tak długo, jak to możliwe, podczas gdy pozostajesz w zgodzie z warunkami płatności.

Jeśli jednak masz kłopoty z przepływem gotówki, możesz rozważyć pytanie, czy przedłużysz terminy płatności, czy przyjmiesz płatność etapami. Należy jednak pamiętać, że negocjacje, które pomogą w cyklu konwersji gotówki, z większym prawdopodobieństwem odniosą sukces u dostawców, z którymi utrzymuje się bliski i stały związek.

10. Zastanów się nad zmianą dostawców

Jeśli obecni dostawcy nie mogą lub nie będą współpracować z Tobą w celu przedłużenia terminów płatności, możesz rozważyć zmianę. Oceniając potencjalnych nowych dostawców, należy ostrożnie zbilansować oferowane oferty z określonymi warunkami płatności.

11. Starannie zarządzaj zapasami

Jeśli masz w magazynie duże ilości towaru, oznacza to pieniądze, które w przeciwnym razie mogłyby zwiększyć przepływ gotówki.

Dzięki uważnemu śledzeniu sprzedaży i odpowiedniemu dostosowaniu zamówień możesz zminimalizować zapasy i zwolnij dużo gotówki.

12. Jeśli trafisz na kryzys związany z przepływem gotówki, zaciągnij pożyczkę biznesową

Nawet jeśli zastosujesz wszystkie powyższe porady, nadal możesz napotkać dziwny kryzys związany z przepływem gotówki - to po prostu charakter prowadzenia działalności. Jeśli tak się stanie, niewielka pożyczka dla firm może cię sprowadzić.

Nie zapominaj, że chociaż banki znacznie zaostrzyły kryteria udzielania pożyczek od czasu krachu finansowego w roku 2008, alternatywni kredytodawcy są często bardziej elastyczni i stosują zupełnie inne kryteria, więc masz dużą szansę na przyjęcie.