Jak przygotować firmę przed sezonem podatkowym |

Sporządzanie podatków od działalności gospodarczej może być trudne dla nowych. W tym artykule podzielę się sprytniejszymi i szybszymi sposobami rejestrowania wydatków i śledzenia przychodów i innych ważnych dokumentów podatkowych. Każda z tych wskazówek jest łatwa do wdrożenia i powinna sprawić, że czas podatkowy stanie się prosty!

Wskazówka nr 1: Użyj oprogramowania księgowego do śledzenia kosztów działalności

Jedną z rzeczy, z którymi boryka się wielu właścicieli małych firm, jest pozostanie w górę ich księgowości przez cały rok. Jeśli nie używasz oprogramowania księgowego, takiego jak QuickBooks lub Xero, ustawiasz się na porażkę czas na podatek.

Jestem CPA i wierzę w to albo nie, używam QuickBooks do robienia moich książek i przygotowuję się do sezonu podatkowego. Dzięki temu jest to o wiele łatwiejsze i zapewnia dokładną rejestrację przychodów i wydatków. Jeśli zawsze znajdziesz się w trybie "nadrabiania zaległości" w swoich książkach, musisz zainwestować w oprogramowanie księgowe.

Porada # 2: Użyj kategorii wydatków w swoim oprogramowaniu do księgowania

Kategorie wydatków są po prostu sposobem grupować zakupy, które robisz dla swojej firmy. Na przykład artykuły biurowe, restauracje i benzyna są kategoriami wydatków. Mogą pomóc ci lepiej śledzić wydatki dostawców, zamiast konfigurować każdego dostawcę do codziennych zakupów.

Powodem jest to, że pozwoli ci szybciej wprowadzić wydatki. Pozwoli to zaoszczędzić czas i pozwoli Ci śledzić tylko najważniejsze informacje wymagane do celów podatkowych.

Przejdźmy przez scenariusz, aby zobaczyć, jak to będzie działać:

Jako właściciel firmy prawdopodobnie kupisz materiały biurowe dla Twojej firmy. Mam nadzieję, że nie jesteś jak dziecko w sklepie ze słodyczami, patrzącymi na wszystkie błyszczące nowe pióra i zeszyty na półkach. Najprawdopodobniej będziesz kupować tylko potrzebne materiały biurowe ze sklepu biurowego, takiego jak Office Depot lub Staples, ale możesz także zakupić materiały biurowe z innych miejsc, takich jak Costco lub Target.

Kiedy jesteś gotowy do zarejestrowania tych zakupów w swoim oprogramowanie księgowe, skonfiguruj w następujący sposób:

• Nie twórz czterech sprzedawców w QuickBookach (lub alternatywnie QuickBookach) dla Office Depot, Staples, Costco i Target.
• Wykonaj skonfiguruj sprzedawca o nazwie "zakupy w zaopatrzeniu biurowym" lub "materiały biurowe" i zakoduje wszystkie zakupy materiałów biurowych do dostawcy "materiałów biurowych".

W poniższej tabeli przedstawiono przykłady codziennych zakupów, w których można ustawić kategorie zamiast sprzedawców.

Większość właścicieli firm nie musi śledzić, ile pieniędzy wydają oni każdemu sprzedawcy, który kupuje przedmioty codziennego użytku, takie jak materiały biurowe, benzyna i obiady dla klientów. Wierzcie lub nie, IRS nie wymaga, abyście śledzili swoje wydatki w ten sposób.

Ponadto kluczowe zestawienia finansowe używane do określenia kondycji firmy, takie jak rachunek zysków i strat, zawierają listę kategorii wydatków, takich jak "Materiały biurowe", a nie określonych sprzedawców; to kolejny powód, dla którego nie musisz śledzić swoich wydatków przez sprzedawcę.

Jestem pomocniczym instruktorem księgowym i uczę też QuickBooks. Kiedy wyjaśniałem tę koncepcję na jednej z moich lekcji, ręka natychmiast wystrzeliła w górę. Na początku myślałem, że uczeń spróbuje rzucić mi wyzwanie, czy IRS rzeczywiście wymaga od ciebie śledzenia twojego wydatku w ten sposób - czy możesz powiedzieć, że zdarza się to często?

Jednak uczeń okazał się być właściciel franczyzy lokalnego biura H & R Block. Poparł moje roszczenie w 100 procentach. Powiedział klasie, że przygotowując deklaracje podatkowe dla właścicieli firm, często podziela takie wskazówki. Powiedział, że pod koniec dnia, jeśli IRS chce tego poziomu szczegółowości, zawsze możesz przedstawić rachunek.

Na szczęście mam dla ciebie świetne rozwiązanie, które pozbędzie się pokwitowań, które wypchnąłeś w schowku samochodowym swojego samochodu i tej ukochanej skrzynki na buty, więc czytaj dalej!

Wskazówka # 3: Użyj rocznych podsumowań kart kredytowych firmy

Po pierwsze, każdy mały właściciel firmy powinien założyć oddzielne biznesowe konto rozliczeniowe ( nigdy używane na wydatki osobiste), aby łatwo można było określić dochody i wydatki podlegające raportowaniu i / lub podlegające odliczeniu do celów podatkowych.

Jeśli tego nie zrobisz, utrudni to śledzenie uzasadnionych wydatków służbowych, które mogą kwalifikować się do odliczeń podatkowych i wydatków osobistych, które nie są.

Jeśli masz zarówno wydatki osobiste, jak i osobiste z tego samego konta bankowego, musisz przejrzeć wyciągi bankowe i uwzględnić tylko koszty związane z prowadzoną działalnością w oprogramowaniu księgowym. Ten ręczny proces rozdzielania osobistych i biznesowych wydatków jest tak męczący, że obiecuję, że będziesz gotowy do uruchomienia w najbliższym banku, aby założyć konto firmowe, aby uniknąć przechodzenia przez kolejny rok podatkowy!

Zanim się zorientujesz, 15 kwietnia będzie tutaj. Jeśli co roku zaczną pojawiać się podatki, zapoznaj się z czterema poradami dotyczącymi planowania podatkowego, które powinna wdrożyć każda mała firma. Jeśli jednak zdarzy ci się, że jesteś w tyle, wprowadzając swoje wydatki do swojego oprogramowania księgowego, jednym ze sposobów szybkiego uzyskania tych wydatków jest wykorzystanie rocznego podsumowania, które firmy obsługujące karty kredytowe dostarczają na początku stycznia.

Ten raport jest świetny, ponieważ podsumowuje wszystkie zakupy według kategorii wydatków. Możesz użyć tych liczb, aby zsumować całkowite wydatki dla każdej kategorii. Poniżej znajduje się migawka tego, jak będzie wyglądać na ogół.

Jak widać, większość kategorii będzie podobna do tej, którą już skonfigurowałeś w swoim oprogramowaniu księgowym:

Jedną wadą używania podsumowania tak jak to jest, że nie będziesz mógł podać dokładnej daty każdego zakupu. W wielkim schemacie rzeczy jest to drobnostka, ale nie jest to coś, do czego powinieneś się przyzwyczaić. Pamiętaj, że jest to rozwiązanie krótkoterminowe, dzięki któremu możesz rejestrować swoje wydatki, generować sprawozdania finansowe i składać te podatki na czas! Jeśli kupujesz środki trwałe w ciągu roku, ważne jest, aby mieć konkretną datę zakupu, ponieważ jest to kluczowy składnik w obliczaniu kosztów amortyzacji, który można odliczyć do celów podatkowych.

Wskazówka nr 4: Zrób to bez papieru

Będę bądź pierwszy, który przyznał, że koncepcja "bez papieru" zawsze brzmiała dobrze, ale trudno mi było ją zaakceptować - na początku. Jako księgowy jestem zwolennikiem dokumentacji. Jak mówią w moim ulubionym dramacie prawniczym, Prawo i porządek, "chodzi o to, co możesz udowodnić." To także jest motto IRS.

Dzięki dzisiejszej technologii o wiele łatwiej jest tworzyć elektroniczne kopie pokwitowań i inne dokumenty finansowe, które musiałeś przechowywać w fizycznej szafce na dokumenty. Nadszedł czas, aby pozbyć się tych zakurzonych szafek na dokumenty, które zajmują przestrzeń i migrują do elektronicznego systemu archiwizacji. Znacznie łatwiej jest zlokalizować dokumenty przechowywane na komputerze (lub w chmurze) niż tasować foldery plików.

Ale jak uporządkować wszystkie te pliki? Cóż, zadajesz świetne pytania. Zalecam korzystanie z internetowego systemu przechowywania w chmurze, takiego jak Dropbox. Możesz utworzyć folder na rok (2017), a następnie podfolder dla każdej kategorii wydatków (np. Materiały biurowe, posiłki, paliwo). Pobierz aplikację na urządzenie mobilne, dzięki czemu możesz łatwo skanować pokwitowania, zapisywać je w odpowiednim folderze i wrzucić papierowy paragon! Koniec z wypychaniem pokwitowań w schowku lub portfelu, żeby sobie z tym poradzić później.

Jeśli nie jesteś przekonany, możesz zrobić krok dla dziecka, zaczynając od jednego obszaru, ale obiecuję, że po wdrożeniu koncepcji "bez papieru" nie będzie w stanie szybko pozbyć się tych szafek na dokumenty. Poniżej znajdziesz strategie, które możesz zastosować, aby przejść do modelu "elektronicznego":

Potwierdzenia skanowania

Odrzucanie paragonów jest jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez małe firmy. Nie przegap ulgi podatkowej, ponieważ pozbyłeś się paragonu. Na rynku dostępnych jest kilka aplikacji, które pozwalają skanować pokwitowania. Neat i Shoeboxed to świetne aplikacje, które można zintegrować z oprogramowaniem księgowym, takim jak QuickBooks lub Xero, dzięki czemu można całkowicie wyeliminować wprowadzanie danych!

Pobierz rachunki od dostawców

W dzisiejszych czasach większość dostawców oferuje opcję otrzymywania rachunków e-mailem lub pozwala pobrać je bezpośrednio ze swojej strony internetowej. Zalecam, abyś przestał fizycznie wysyłać rachunki i zaczął pobierać rachunki. Pozwoli to zaoszczędzić czas, ponieważ nie trzeba go najpierw skanować; możesz łatwo zapisać rachunek w swoim elektronicznym folderze lub przesłać go do swojego oprogramowania księgowego w ciągu kilku minut.

Premia - jeśli używasz Xero, mają fajną funkcję nazywaną obok siebie plikami. Pozwala to przesłać rachunki dostawców do oprogramowania, dzięki czemu możesz mieć te informacje bezpośrednio przed sobą, gdy jesteś gotowy do napisania tego czeku.

Pobierz potwierdzenia PDF

Obecnie więcej sprzedawców odchodzi od papieru pokwitowania i oferuje opcję otrzymywania tekstu lub wiadomości e-mail z załączonym pokwitowaniem. Polecam, aby przejść z potwierdzeniem e-mailem, ponieważ zazwyczaj jest to dokument PDF do pobrania, podczas gdy potwierdzenie wiadomości tekstowej może nie być. Możesz łatwo przeciągnąć i upuścić potwierdzenie PDF do folderu elektronicznego w mniej niż minutę.

Pobierz wszystkie wyciągi bankowe lub karty kredytowe

Dla większości z was, którzy robią bankowość online, tak jak ja, ta jest prawdopodobnie nie- Mózgowiec. Jeśli jednak nadal otrzymujesz wyciąg bankowy lub wyciągi z karty, powinieneś odciąć kabel tak szybko jak to możliwe. Jest to jedna z tych dziedzin, w których możesz zminimalizować swoje szanse na kradzież tożsamości.

Wierzcie lub nie, są ludzie, którzy kradną tożsamość po prostu otwierając pocztę. Nie otrzymuję już żadnych dokumentów z danymi finansowymi, takimi jak wyciągi bankowe lub karty kredytowe, lub 401k lub innymi informacjami inwestycyjnymi za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Podsumowanie

Uwierzcie lub nie, czas podatkowy może być naprawdę szybki. Kluczem do osiągnięcia tego celu jest stworzenie systemu, który będzie działał dla ciebie i będzie go trzymał. Aby rozpocząć, odłóż na bok kilka godzin w pierwszym tygodniu każdego miesiąca, aby upewnić się, że zeskanowałeś i złożyłeś wszystkie rachunki i rachunki za poprzedni miesiąc. Jednocześnie przeprowadź proces uzgadniania w swoim oprogramowaniu księgowym dla wszystkich rachunków bankowych lub kart kredytowych, aby upewnić się, że saldo Twojego konta bankowego lub karty kredytowej jest zgodne z książkami.

Pamiętaj o umieszczeniu tego w kalendarzu jako powtarzającego się "spotkania" z twoimi książkami. "Postaraj się wybrać ogólnie lekki dzień roboczy i taki, który sprawia, że ​​jesteś w dobrym nastroju (np. w piątek lub sobotę rano). Jeśli chcesz pracować przez cały rok, szaleńcza podróż do 15 kwietnia stanie się przeszłością.

Aby dowiedzieć się więcej na temat sezonów podatkowych, sprawdź 4 rzeczy, które każdy mały biznes powinien wiedzieć Informacje o podatkach.