Ustanowienie harmonogramu przechowywania dokumentów dla swojej firmy |

Wszyscy wiemy, lub powinniśmy wiedzieć, że musimy ocalić i zabezpieczyć nasze rejestry biznesowe. Kiedy uruchamiamy, łatwo jest trzymać się każdego dokumentu, paragonu, faktury i zapisu biznesowego. Ale po kilku latach okazało się, że wszystkie te zapisy zajmują więcej miejsca w szafach na akta niż miejsca pracy dla nas i naszych pracowników.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​naprawdę nie musimy zachowaj wszystkie te zapiski na zawsze. Tak, niektóre musimy zachować na zawsze. Niektóre przechowujemy tylko do momentu, gdy IRS dotrze do nas. A niektóre z nich musimy zachować tylko przez kilka lat.

Ustalenie, które rekordy należy przechowywać i jak długo jest nieco trudniejsze. Właściwe pozbycie się tymczasowych zapisów nie jest tak proste, jak tylko wrzucenie papierów do kosza recyklingowego.

Tutaj zaczyna się Harmonogram Przechowywania Dokumentacji. W tym dokumencie wymieniono typy rekordów, które produkuje Twoja firma (finansowe, dotyczące personelu, podręczniki pracowników, kontrakty, operacje, protokoły z posiedzeń, oświadczenia polityczne, oświadczenia o ochronie prywatności online … lista może wydawać się nieskończona); identyfikuje wszelkie wymogi prawne dotyczące tego, jak długo dokumentacja musi być przechowywana i wymagający organ, taki jak IRS lub ustawa Sarbanes-Oxley; zwróci uwagę, jak długo rekord jest ogólnie aktywnie wykorzystywany w operacjach biznesowych; i może również zawierać inne informacje, takie jak odnotowywanie, że zapisy zawierają poufne dane osobowe; i jeśli kopie z mikrofilmem lub skanowane cyfrowo są dopuszczalnymi legalnymi alternatywami dla dokumentu papierowego.

Przeszukuj Internet, a znajdziesz mnóstwo informacji o Harmonogramach przechowywania rekordów i przykładach, takich jak ten oferowany przez Millennium Records Management. Pamiętaj jednak, że przykładowy harmonogram to tylko uogólniona reprezentacja tego, jak wygląda. Twój harmonogram przechowywania zapisów będzie dostosowany do rodzaju Twojej działalności, miejsca, w którym się znajdujesz, w jakim kraju (stanach) i / lub krajach, w których prowadzisz działalność, niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem prywatnym, czy też posiadasz akcje na giełdzie, jest instytucją publiczną, utrzymuj kontrakty rządowe i niezliczone inne czynniki.

Będziesz chciał pracować ze swoim księgowym, radcą prawnym i / lub profesjonalną firmą zajmującą się zarządzaniem dokumentami, aby rozwinąć i ustanowić twoje.

Rejestrujesz harmonogram przechowywania rekordów tak, aby wszyscy w twojej firmie o tym wiedzą. Pomaga to zapewnić, że najważniejsze dane są przechowywane w pierwszej kolejności. Później, powiedzmy, że masz kilka szafek z dokumentami do zapłaty. Twój harmonogram utrzymania mówi, że musisz zachować te przez 6 lat, ale doświadczenie pokazuje, że naprawdę dostajesz je tylko przez 3 lata. Wiedząc o tym, możesz zwolnić przestrzeń biurową w firmie / biurze, przenosząc te rekordy, aby zabezpieczyć miejsce przechowywania poza firmą lub akceptowalny alternatywny nośnik pamięci.

Po uzyskaniu rekordów, które osiągną koniec okresu przechowywania, możesz je zutylizować. Ale, jak powiedziałem, nie można po prostu wrzucać ich do pojemnika na recykling. Aby je usunąć, musisz mieć ustalony proces. Tak, musisz stworzyć więcej dokumentacji, aby pozbyć się starych dokumentów.

Będziesz chciał, aby ludzie, którzy wygenerowali zapisy, podpisali, że nie potrzebują już zapisów. Należy pamiętać, że zapisy dobiegają końca okresu przechowywania zgodnie z ustalonym harmonogramem przechowywania rekordów i sprawdzić, czy okres ich przechowywania nie został przedłużony z powodu audytów, sporów sądowych itd.

Będziesz chciał poświadczyć, kiedy, jak i przez kogo dokumenty zostały zniszczone. Dziś jest to łatwiejsze niż w przeszłości, kiedy spędziłem wiele godzin ciągnąc pudła do doku załadunkowego i wkładając papier do rozdrabniacza obok śmietnika. W ostatnich latach rozrastały się mobilne firmy rozdrabniające. Będą jeździć swoimi firmowymi niszczarkami konfetti do ciężarówek, zaciągać pudła do ciężarówki, zezwalać na świadków ich zniszczenia i wydawać zaświadczenia o zniszczeniu.

Ustanowienie, wdrażanie i przestrzeganie harmonogramu przechowywania zapisów znacznie przyczyni się do zagwarantowania, że ​​Twoja firma zachowa i zachowa niezbędne dokumenty, aby kontynuować działalność. A w najgorszym przypadku, jeśli zostaniesz uwikłany w spór sądowy lub coś podobnego, udowodnij, że twoje dokumenty są przechowywane i niszczone w regularnych, ustanowionych, zatwierdzonych, udokumentowanych procesach, a nie w nocy wypalonej za stodołą w amatorska próba uniknięcia winy i odpowiedzialności lub utrudnienie procesu prawnego.