Narzędzia, porady i wskazówki dotyczące ulepszonego pisania biznesowego |

Z wielu kursów, które odbyłem na studiach, pisanie biznesów było największym wyzwaniem. Studenci, których plany dotyczą karier zawodowych, nie są zainteresowani abstrakcyjnymi regułami, odwołującymi się do standardów, mylącym językiem prawniczym i innymi materiałami prezentowanymi w tych klasach. Po pewnym czasie spędzonym na redagowaniu i pisaniu różnych dokumentów, moi koledzy z klasy i ja skończyliśmy jeszcze bardziej zdezorientowani.

Jasne i zwięzłe pisanie powinno przychodzić łatwo w świecie biznesu, gdzie nieskończona liczba oficjalnych e-maili jest wysyłana z dnia na dzień. przesyłane są ważne wiadomości. Jednak nie wszyscy ludzie biznesu są w stanie skutecznie komunikować się za pomocą słów pisanych. Na szczęście zawsze jest miejsce na poprawę, o ile jesteśmy zaangażowani w rozwijanie tej umiejętności.

Ten kurs pisania biznesowego nauczył mnie wielu rzeczy, ale nie oferował zbyt wielu praktycznych porad. Po wielu e-mailach, planach i listach biznesowych wprowadziłem kilka praktycznych ulepszeń, które zamierzam Ci udostępnić.

Zobacz też: Jak napisać biznesplan

Narzędzia do ulepszonego pisania biznesowego:

Ćwiczenie Pisanie biznesu to najlepszy sposób na poprawę swoich umiejętności, ale nadal potrzebujesz narzędzi, które sprawią, że proces będzie bardziej skuteczny. Po wielu próbach i błędach znalazłem pięć narzędzi, które nigdy nie zawiodły w dostarczaniu doskonałych wyników:

1. Email Excellence

Gdy masz ważny e-mail do napisania, ale sam się wpatrujesz w puste pole wiadomości, to jest to narzędzie, którego potrzebujesz. Email Excellence oferuje podstawowy zarys wiadomości z jasnymi objaśnieniami każdego elementu. Zapewnia nawet punkty początkowe.

2. NinjaEssays

Ta strona jest najlepszym rozwiązaniem w sytuacjach awaryjnych. Jeśli masz pilny dokument do przygotowania lub po prostu nie możesz napisać potrzebnej treści bez względu na ostateczny termin, profesjonalni pisarze w piśmie niestandardowym NinjaEssays mogą pomóc. Firma oferuje pisarzy i redaktorów ze wszystkich kategorii, dzięki czemu możesz błyskawicznie napisać i udoskonalić swoje dokumenty biznesowe.

3. Docstoc

Jeśli chcesz napisać ważny dokument, taki jak umowa o poufności, powiadomienie o spotkaniu lub ocena wydajności pracownika, powinieneś sprawdzić, czy Docstoc oferuje formularz. Nie musisz tworzyć tych dokumentów od podstaw, kiedy możesz uzyskać lepsze i szybsze wyniki dzięki szablonowi.

4. Dragon Dictation

Jest to doskonałe narzędzie dla ludzi biznesu, którzy zwykle mówią wygodniej niż piszą. Możesz użyć Dragon Dictation na smartfonie, tablecie lub komputerze. Wszystko, co musisz zrobić, to mówić, a narzędzie przetłumaczy twoje słowa na tekst. Następnie możesz wyeksportować zawartość do dokumentu programu Word, poczty e-mail lub mediów społecznościowych.

5. Scrivener

Jeśli musisz napisać obszerny dokument, zrobienie tego w Wordzie może wprowadzić Cię w jeszcze większe zamieszanie. Scrivener umożliwia tworzenie treści w sekcjach i przenoszenie ich, aż do uzyskania właściwej kolejności. Możesz także ułatwić sobie pracę, wstawiając informacje i notatki z badań wraz z akapitami.

Zobacz także: rzeczy, których nigdy nie powinieneś pytać o pracę Wnioskodawcy

Zdjęcie opublikowane przez Bplans (@teambplans) w dniu 19 stycznia 2016 r. O godzinie 12: 15.00 PST

Wskazówki i porady:

Unikaj podkreślania słów

Pierwsze słowo, którego należy unikać, to bardzo . Przedstawia cię jako najmniej kreatywną osobę w historii. Istnieją różne sposoby na zastąpienie tego słowa w prawie wszystkich konstrukcjach. Na przykład zamiast mówić, że czyjeś pomysły biznesowe są "bardzo konwencjonalne", możesz użyć słowa konserwatywnego . Zamiast opisywać kandydata do pracy jako kogoś o "bardzo silnej osobowości", możesz powiedzieć, że jest zdeterminowany, zdecydowany lub nieustępliwy.

Unikaj nadużywania przyimków

Te słowa i wyrażenia są przydatne, gdy chcesz zrobić płynne przejście z jednego akapitu do drugiego, ale często osłabia tekst i dodaje niepotrzebne słowo. Zamiast pisać "Będziemy mieć spotkanie dotyczące sugestii dotyczących ulepszeń budżetu 12 lutego", można powiedzieć: "Spotkanie budżetowe odbędzie się 12 lutego." Pisanie w biznesie dotyczy wydajności.

Unikaj żargonu

Żargon biznesowy może być zabawny, gdy rozmawiasz ze współpracownikami, ale sprawiasz, że brzmisz głupio w e-mailach i dokumentach. Gdy następnym razem będziesz chciał napisać dołącz do zespołu tygrysów , płonącej platformy , podstawowej kompetencji , przesuń igłę lub myśl poza polem , powinieneś znaleźć jaśniejszy sposób wyrażania siebie.

Szczególnie ważne jest unikanie stereotypów, gdy komunikujesz się z ludźmi spoza świata biznesu.

Nie używaj wielkich słów

Niedoświadczeni pisarze uważają, że używanie wielkich słów poprawi ich treść. "Inteligentne" słowo jest zdeterminowane dużą liczbą sylab, które ma. Chcesz użyć słowa zacząć zamiast zacząć lub użyć zamiast użyć ? Nie rób tego! Zawsze lepiej polegać na prostym słownictwie.

Cel dla aktywnego głosu

Zdania pasywne skupiają się na rzeczy lub osobie, na której działają, aby czytelnik nie mógł jednoznacznie zidentyfikować osoby odpowiedzialnej za działanie. Głos pasywny często brzmi pośrednio i rozwlekle, co jest całkowicie sprzeczne z zasadami pisania biznesowego.

Zamiast powiedzieć "projekt został przedstawiony przez Michaela", powinieneś wybrać "Michael przedstawił projekt."

Utwórz adres e-mail komunikaty są krótsze

W przeciwnym razie grozi to utratą uwagi odbiorcy. Celuj w pięć lub mniej zdań, co ułatwi czytelnikowi odczytywanie i reagowanie bezpośrednio ze smartfona. Jeśli masz wiele ważnych rzeczy do powiedzenia, spróbuj zaplanować spotkanie lub wideokonferencję.

Nie używaj zbyt wielu wykrzykników

W porządku jest podkreślenie znaczenia w pisaniu biznesowym, ale użycie zbyt wielu wykrzykników zmniejsza wpływ.

Pamiętaj: nigdy nie umieszczaj więcej niż jednego wykrzyknika na końcu zdania. To sprawia, że ​​wydajesz się niegrzeczny.

Unikaj rozwlekłości

Jest to najczęstsza słabość w dokumentach biznesowych. Nie musisz spełniać wymogu długości - te dni skończyły się, kiedy ukończyłeś studia. Zamiast pisać długie zdania, które rozcieńczają informacje, należy dążyć do krótszych, które zawierają więcej esencji w mniejszej liczbie słów.

Poznaj swoich odbiorców

Jeśli chcesz napisać odpowiedni e-mail, powinieneś zrozumieć, co odbiorca wie o problemie na czym się skupiasz. Musisz dostosować słownictwo, ton i styl pisania swojej działalności w zależności od odbiorców i sytuacji.

Czytaj treść na głos

Zobacz, jak brzmi dokument lub wiadomość przed wysłaniem jej do odbiorcy. To nie tylko pomoże ci poprawić jej styl i wyrazistość, ale także pozwoli ci zlokalizować błędy, takie jak brakujące słowa, powtarzające się frazy i literówki.

Zobacz także: Jak napisać oświadczenie misji w 5 prostych krokach

Pamiętaj: pisanie biznesów jest ważną umiejętnością do rozwijania.

Jako przedsiębiorca zawsze musisz pozostawić wspaniałe wrażenie. Pisanie mylącego e-maila bez struktury i wielu błędów nie jest najlepszym sposobem na osiągnięcie tego. Bez względu na to, jak bardzo się wydaje, warto pisać o pisaniu biznesowym. Wymienione wyżej porady i narzędzia pozwolą Ci znacznie efektywniej wyrazić siebie poprzez pisanie.

Czy masz dodatkowe wskazówki? Czy użyłeś któregoś z tych narzędzi, aby pomóc Ci w pisaniu biznesu? Powiedz nam w komentarzach.