7 wskazówek dotyczących skutecznego fakturowania

Jako właściciel małej firmy prawdopodobnie lubisz to, co robisz, a nawet możesz powiedzieć, że zrobiłbyś to za darmo, gdybyś mógł. Ale na koniec dnia potrzebujesz przepływów pieniężnych, aby utrzymać swój biznes.

Na faktura to rachunek wysyłany do klientów za dostarczone towary lub usługi. Opisuje to, co zostało sprzedane, ile klient jest winien i kiedy oraz jak powinien zapłacić klient. Duże firmy mają dedykowanych księgowych do wystawiania faktur, ale większość właścicieli małych firm musi to zrobić samodzielnie. A średnia mała firma czeka na ponad 5000 USD zaległych płatności w danym miesiącu, zgodnie z ankietą Intuit dotyczącą 1000 amerykańskich właścicieli małych firm.

Investmentmatome rozmawiał z księgowymi i pracownikami zajmującymi się fakturami na temat tego, w jaki sposób przedsiębiorcy mogą efektywniej przygotować faktury i szybciej zarabiać.

1. Zautomatyzuj proces

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, skonfiguruj oprogramowanie, aby zautomatyzować faktury. Większość platform księgowych, takich jak QuickBooks, Xero, FreshBooks i Wave Accounting, obejmuje funkcje fakturowania, lub możesz zarejestrować się w usłudze obejmującej tylko faktury, takich jak Bill.com, Hiveage i Billbooks.

"Czas przejść z Excela i plików PDF na aplikacje do fakturowania w chmurze" - mówi w wywiadzie dla Investmentmatome dyrektor generalny Billbooks, Sagar Kogekar. "Istnieje mnóstwo oprogramowania, a zaoszczędzisz czas i pieniądze, jeśli wybierzesz jeden."

Około 70% małych firm korzysta z oprogramowania do fakturowania, zgodnie z wynikami ankiety przeprowadzonej w 2015 r. Przez ponad 200 liderów małych firm przez firmę Concur, Bellevue, Washington, która zapewnia automatyczne usługi fakturowania i produkty zarządzania kosztami firmom.

Korzystanie z oprogramowania do fakturowania zmniejsza liczbę błędów i oszczędza pieniądze. Firmy, które automatyzują swoje procesy rozliczeniowe, zmniejszają koszty fakturowania o 40% do 70%, wynika z raportu Ardent Partners z 2012 r., Bostońskiej firmy badającej zarządzanie dostawami. Automatyzacja sprawia również, że fakturowanie jest szybsze, co pozwala przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu działalności.

"Mogą spędzić swój cenny czas w kapeluszach dyrektora finansowego, a nie w manualnym kapeluszu do wprowadzania danych" - mówi Jessica Staley, dyrektor ds. Zarządzania produktami, Investmentmatome.

2. Wyślij cytaty na piśmie

Jeśli to możliwe, zarządzaj oczekiwaniami klientów, przesyłając im pisemną ofertę cenową przed dostarczeniem produktu lub usługi, którą oferujesz. Wycena powinna zawierać szacunkowy koszt pracy i sposób przyjmowania płatności, czy to gotówką, kartą kredytową, czekiem czy online. Upewnij się, że klient akceptuje warunki na piśmie przed przyjęciem zamówienia.

"Jestem wielkim fanem dokumentowania wszystkiego" - mówi Sara Rosenfeld, menedżer ds. Marketingu produktów w firmie Wave Accounting.

3. Ustaw krótkie terminy płatności

Gdy wysyłasz klienta fakturę, podaj ramy czasowe płatności. Standard to zwykle 30 dni lub mniej, ale możesz wybrać dowolną ilość czasu.

Przeciętny dłużnik płaci dwa tygodnie spóźniony, zgodnie z analizą Xero ponad 12 milionów faktur. Eksperci z Xero zalecają ustalanie warunków płatności na 13 dni lub mniej, jeśli chcesz realistycznie zarabiać w ciągu 30 dni. Fakturowanie online sprawia, że ​​płacenie jest łatwiejsze dla klientów, mówi Amy Vetter, szef księgowości Xero w USA.

"Ludzie są przyzwyczajeni do płacenia za rzeczy w Internecie i niekoniecznie czekają, aby odciąć czek w piątek," mówi Vetter Investmentmatome. "Bardziej akceptowalne jest ustalanie tego rodzaju [krótkich] terminów płatności z klientami".

4. Utwórz system numerowania

Numerowanie faktur pomoże Ci śledzić płatności przychodzące dla celów podatkowych. Możesz użyć liter, cyfr lub ich kombinacji, aby zaznaczyć każdą fakturę. Wybierz system, który Ci odpowiada, ale eksperci polecający wystawianie faktur nie zalecają używania "001" jako pierwszej faktury. Zaczynając od wyższej liczby, pomogą Twoim klientom zobaczyć Cię jako uznanego eksperta, nawet jeśli jesteś nowym przedsiębiorcą.

"Zacznij od 0053, aby spotkać się z bardziej profesjonalnym", mówi Faraz Shafaghi, dyrektor ds. Marketingu produktów i zaangażowania klientów w FreshBooks.

5. Użyj grzecznego języka

Chociaż może wydawać się nieznaczne, Shafaghi mówi, że używanie takich zwrotów jak "proszę zapłacić (data)" i "dziękuję za twoją firmę" na fakturach zwiększy twoje szanse na zarabianie. Możesz również wysyłać podziękowania lub e-maile do klientów, którzy płacą na czas lub wcześniej.

"Przypomnij swoim klientom o innych produktach i usługach, które oferujesz, i chciałbyś im jeszcze raz służyć" - mówi Mike Savory, menedżer ds. Zarządzania produktami w firmie Sage North America, zajmującej się oprogramowaniem księgowym.

6. Wysyłaj niezwłocznie faktury

Po wypełnieniu usługi lub wysłaniu towaru do klienta wyślij niezwłocznie fakturę. Pomoże Ci to pozostać na czele umysłu klienta i ustanowić precedens dla terminowości.

Jeśli to możliwe, pozwól klientom płacić na miejscu za pomocą systemu płatności mobilnych, takiego jak Apple Pay lub Square. Niektóre systemy fakturowania, w tym Wave, Flint Mobile i QuickBooks, umożliwiają właścicielom firm akceptowanie płatności mobilnych.

7. Dalsze działania

Jeśli nie otrzymasz natychmiast zapłaty, wyślij przypomnienia swoim klientom o terminach płatności. Wskazane jest wysyłanie przypomnień na tydzień przed terminem płatności, dzień, w którym jest należny, a co tydzień po terminie - mówi Rosenfeld z Wave Accounting.W przypadku przedmiotów z dużym biletem, takich jak zamówienie o wartości 5000 USD, dopuszczalne jest wysyłanie częstszych przypomnień.

Jeśli obawiasz się, że natkniesz się na zbyt natarczywe wiadomości e-mail o zbyt wielu kontaktach, Rosenfeld sugeruje korzystanie z oprogramowania do fakturowania do konfigurowania automatycznych powiadomień o płatnościach dla klientów.

"Nie przejmuj się, że wysyłanie przypomnień lub inne czynności związane z nieopłaconymi fakturami będzie uważane za nieuprzejme lub naruszenie związku, który utworzyłeś z klientem" - mówi Savory z Sage North America. "Prowadzisz działalność gospodarczą, a potrzeba szybkiej i kompletnej płatności nie powinna nikogo dziwić."

Aby uzyskać dodatkową pomoc w rozpoczynaniu i prowadzeniu małej firmy, odwiedź naszą witrynę Przewodnik dla małych firm.

Teddy Nykiel jest pisarzem pracowniczym zajmującym się finansami osobistymi Nerd Wallet. Śledź ją na Twitterze @tedncikiel i dalej Google+.

Zdjęcie przez iStock