Przygotowanie do pracy |

W przykładowych sprawozdaniach finansowych widzieliśmy proste przykłady tego, jak sprawy mogą przebiegać inaczej niż planowano. Prawdziwe zarządzanie tutaj to nie tylko obliczenia, ale raczej zarządzanie różnicami.

Trzeba patrzeć poza liczby, rozmawiać z ludźmi, wprowadzać te rzeczy na spotkania, aby plan pozostał żywy jako planowanie, i staje się zarządzaniem. Nie zawsze jest to oczywiste.

Wiele firm, zwłaszcza tych małych, ignoruje lub zapomina o drugiej połowie budżetu. Budżety są zbyt często proponowane, omawiane, akceptowane i zapominane. Analiza wariancji uwzględnia fakt, co spowodowało różnicę między planem a rzeczywistymi liczbami. Dobre zarządzanie spogląda na to, co ta różnica oznacza dla biznesu.

Analiza wariancji waha się od prostego i prostego do wyrafinowanego i złożonego. Niektóre systemy rachunku kosztów dzielą wariancje na wiele typów i kategorii. Czasami pojedynczy wynik można podzielić na wiele różnych wariancji, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych.

Najbardziej wyrafinowane systemy oddzielne czynniki jednostkowe i cenowe dotyczące materiałów, przepracowanych godzin, kosztu za godzinę pracy bezpośredniej oraz stałych i zmiennych kosztów ogólnych wariancje. Choć trudna, taka analiza może być nieoceniona w złożonym biznesie.

Szukaj szczegółowych informacji. Porozmawiaj z ludźmi

Ta prezentacja wariancji pokazuje, jak ważna jest dobra analiza. Teoretycznie pozytywne odchylenia są dobrą wiadomością, ponieważ oznaczają, że wydatki były niższe niż budżetowane. Negatywna wariancja oznacza, że ​​wydatki przekraczają budżet.

Kontynuując nasz przykład, dodatnia różnica w wysokości 5000 funtów w reklamie w styczniu oznacza, że ​​wydano 5000 $ mniej niż planowano, oraz 7 000 $ pozytywnej wariancji w literaturze (co oznacza zabezpieczenia, takie jak broszury, broszury i foldery sprzedaży) w lutym oznacza 7 000 $ mniej niż planowano. Negatywna wariancja dla reklamy w lutym i marcu oraz ujemna wariancja dla literatury w marcu pokazują, że wydano więcej, niż planowano na te przedmioty.

Ocena tych odchyleń jest rozważana. Pozytywne wariancje nie zawsze są dobrą wiadomością. Na przykład:

• Wariant o wartości 5000 $ w reklamie oznacza, że ​​pieniądze nie zostały wydane, ale oznacza to również, że reklamy nie zostały umieszczone. Sprzedaż systemów była znacznie poniżej oczekiwań w tym samym okresie - czy reklama, która w styczniu może nie trafić, była prawdopodobnie przyczyną?
• W przypadku literatury, pozytywne 7000 $ w lutym może świadczyć o nieudanym terminie na publikację, która nie została ukończona do marca. Jeśli tak, to przynajmniej wydaje się, że koszty ukończenia wyniosły 6401 USD, czyli nieco mniej niż planowane 7 000 USD.

Wśród większych pojedynczych odchyleń dla pozycji wydatków w miesiącu pokazanym na ilustracji było dodatnie 7 000 $ odchyleń od nowych wydatków na literaturę w lutym. Czy to dobra wiadomość czy zła wiadomość? Każda wariancja powinna stymulować pytania.

• Dlaczego jeden projekt kosztował więcej lub mniej niż planowano?
• Czy zostały osiągnięte cele?
• Czy dodatnia wariancja odzwierciedla oszczędności lub brak wdrożenia?
• Czy negatywny wariancja odzwierciedla zmianę planów, awarię zarządzania lub nierealistyczny budżet?

Tabela odchyleń może zapewnić kierownictwu istotne informacje. Bez tych danych niektóre z tych ważnych pytań mogą zostać pominięte.

Więcej na temat wariancji

Analiza odchyleń dotyczących sprzedaży może być bardzo złożona. Mogą występować znaczące różnice między prognozowaną a rzeczywistą sprzedażą ze względu na różne wielkości jednostkowe lub z powodu różnych średnich cen. W przykładzie wariancji sprzedaży w tym rozdziale wariancja jednostek pokazuje, że sprzedaż systemów była rozczarowująca. W wariancie wydatków widzimy jednak, że koszty reklamy i wysyłki były poniżej planu. Czy może być korelacja między zaoszczędzonymi wydatkami w mailingu a niższą niż planowana sprzedażą? Tak, oczywiście, że mógł.

Koszt wysyłki był znacznie mniejszy niż planowano, ale w rezultacie planowana sprzedaż nigdy nie nadejdzie. Dodatnia zmienność kosztów nie jest dobra dla firmy. Koszty sprzedaży i marketingu były również wyższe niż plan w marcu, powodując kolejną ujemną wariancję.

Pokazana wcześniej tabela odchyleń prognoz sprzedaży, która porównuje wariancję jednostek i wariancję sprzedaży, nie daje niespodzianek. Niższa niż oczekiwano sprzedaż jednostkowa miała również niższe od oczekiwanych wartości sprzedaży. Porównaj to z usługą, w której niższe jednostki przyniosły wyższą sprzedaż (wskazując znacznie wyższe ceny niż planowane). Czy to wskazuje na nową możliwość zysku lub nowy trend? Zależy to oczywiście od specyfiki Twojej firmy.

Często trudno jest określić, co spowodowało różnice w kosztach. Jeśli harmonogramy wydatków nie są spełnione, wariancja może być spowodowana po prostu niższą jednostką objętości. Kierownictwo prawdopodobnie chce poznać wyniki na jednostkę, rzeczywistą cenę i szczegółowe informacje zwrotne na temat programów marketingowych.

Podsumowanie

Jakość biznesplanu mierzy się nie jakością jego pomysłów, analizy lub prezentacji, ale tylko przez wdrożenie, które powoduje. To prawda, że ​​niektóre plany biznesowe opracowywane są wyłącznie jako dokumenty sprzedażowe w celu generowania środków finansowych. W przypadku tych planów ich wartość mierzona jest ich skutecznością w sprzedaży możliwości biznesowych potencjalnemu inwestorowi. W przypadku planów stworzonych, aby pomóc w prowadzeniu firmy, ich wartość mierzona jest tym, ile pomagają prowadzić firmę - innymi słowy, ich wdrożenie.

Analiza wariancji jest niezbędna dla dobrego zarządzania. Trzeba śledzić budżety, głównie poprzez analizę wariancji, albo budżety będą bezużyteczne.

Chociaż analiza wariancji może być bardzo złożona, głównym przewodnikiem jest zdrowy rozsądek. Ogólnie rzecz biorąc, przejście do budżetu jest dodatnią wariancją, a budżet przekracza wariancję ujemną. Ale prawdziwym testem zarządzania powinno być to, czy wynik był dobry dla biznesu.