Porady od jednej agencji inkasowej B2B, jak uzyskać zapłatę |

Opracowałeś świetny plan biznesowy i masz potencjalnych nowych klientów. Problem polega na tym, że chcą zapłacić po dostarczeniu produktu lub usługi.

To sprawia, że ​​czujesz się nieswojo, ponieważ najgorsze, co może się stać, to nie otrzymasz zapłaty. Jednak jesteś nowicjuszem w grze i chcesz zachować elastyczność. Co możesz zrobić, aby zminimalizować szanse na to?

Poznaj swojego klienta

Co tydzień w Kaplan Group będziemy musieli poprosić nas o odbiór od klienta biznesowego, ale dokumentacja nie jest ostatecznie wyświetlana kim jest klient.

Na przykład:

• Może nie być zamówienia zakupu.
• Klient może mieć kilka różnych podmiotów, a dokumentacja nie wyjaśnia, który podmiot jest odpowiedzialny.
• Firma mogła zostać sprzedana bez wiedzy dostawcy, a zamówienie pochodziło od niezidentyfikowanego nowego podmiotu.
• Klient używa nazwy handlowej lub DBA, a nie nazwy prawnej podmiotu.
• Dokumenty opisują nazwę podmiotu jako korporację lub spółkę LLC, ale jednostka nie jest faktycznie zarejestrowana.

Każdy z tych problemów może spowodować, że nie otrzymasz zapłaty. Tak więc, na najbardziej podstawowym poziomie, należy uzyskać imię i nazwisko klienta, jego adres fizyczny i zweryfikować dane kontaktowe (telefon, telefon komórkowy, e-mail). Upewnij się, że nazwa prawna znajduje się na każdym zamówieniu lub kontrakcie.

Zobacz też: Jak wizerunek klienta może usprawnić Twój biznes

Zbadaj swojego klienta

Banki nie pożyczają pieniędzy bez zbadania kredytu klienta. Sprzedawcy muszą robić to samo. Zazwyczaj sprzedawcy zbierają te informacje w aplikacji kredytowej. Jeśli go nie masz, w darmowym Podręczniku aplikacji kredytowych eBook znajduje się 19 próbek i szczegółowe wyjaśnienia wszystkiego, co należy wziąć pod uwagę.

Po uzyskaniu informacji musisz zweryfikować i sprawdzić swój kredyt. Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić:

• Sprawdź nazwę podmiotu online za darmo u Sekretarza Stanu.
• Informacje kontaktowe i referencje bankowe.
• Uruchom raport kredytowy.

Zobacz również: 8 krótkich porad, jak ustanowić kredyt firmowy i uzyskać finansowanie

Niedawno mieliśmy klienta, który wykonał pracę konsultingową za 30 000 $, nie robiąc tego. W ciągu niecałych trzech minut i poniżej jednego dolara dowiedzieliśmy się, że ich klient miał ponad 500 000 USD w zastawach podatkowych, był właścicielem kilkunastu różnych podmiotów o wartości prawie 1 miliona USD w orzeczeniach i nie było żadnej nadziei na uzyskanie zapłaty.

Ustanowienie warunków, w tym ochrona

Bardzo ważne jest, aby klient zaakceptował warunki płatności, w tym, co się stanie, jeśli nie zapłacą na czas. Można to włączyć do wniosku o kredyt, umowy lub formularza zamówienia. Powinien jasno określać, kiedy płatność jest należna, oraz oprocentowanie, które się pojawia, jeśli są spóźnione. Spraw, aby były odpowiedzialne za koszty zbiórki i opłaty adwokackie, jeśli zostały poniesione w celu ich odzyskania.

Jeżeli klient będzie miał wiele faktur lub kontrakt z miesięcznymi płatnościami, korzystna jest klauzula dotycząca przyspieszenia, która mówi, że wszystkie kwoty są należne w przypadku spóźnienia jednej płatności. Możesz również wskazać, w którym miejscu postępowania sądowego wystąpi, jeśli będzie to konieczne. Poproś o gwarancję osobistą, jeśli firma nie ma dobrej historii kredytowej.

Są to wszystkie standardowe warunki, na które klient najprawdopodobniej wyrazi zgodę, pod warunkiem, że znajdują się one w początkowej dokumentacji. Ale gdy są spóźnione, jest już za późno na uzyskanie tych zabezpieczeń i dźwigni windykacyjnej, która im towarzyszy.

Faktura szybko, dokładnie i zgodnie z harmonogramem

Nie można otrzymać zapłaty, jeśli Wyślij fakturę. Jeśli faktura zostanie przesłana późno, zawiera błędy lub nie jest jasna, daje to klientowi powód do opóźnienia płatności. Skontaktuj się z klientem przed wystawieniem faktury, aby upewnić się, że ją otrzymali oraz że nie ma żadnych pytań ani wątpliwości.

Jeśli nie spłacą na czas, sprawdź pierwszy dzień, w którym upłynęła faktura. Jeśli klient dowie się, że zapłacisz za późno, otrzyma .

Należy wprowadzić procedurę regularnego sprawdzania wszelkich zaległych faktur. Na przykład:

• Wyślij e-mail na 15 dni przed terminem, aby upewnić się, że klient ma fakturę i nie ma żadnych zastrzeżeń.
  • Jeśli nie ma odpowiedzi, wyślij e-mail ponownie w ciągu czterech dni roboczych
  • Jeśli nadal nie ma odpowiedzi, zadzwoń do nich
• Zadzwoń dzień po wystawieniu faktury z zapytaniem o status płatności
  • Jeśli powiesz, że płatność została wysłana, zapytaj o numer czeku, czy jest to płatność w całości i data wysłania wiadomości
  • Jeśli nie docierać do osoby na żywo, należy co dwa lub trzy dni sprawdzać, aż otrzymasz odpowiedź przez telefon lub e-mail
• Jeśli 15-dniowe opóźnienie i brak zaręczyn, wyślij wcześniejszy list i wyślij kopię pocztą elektroniczną
• Jeśli zaległe 30 dni, zadzwoń i wyślij e-mail do menedżera odpowiedzialnego za zobowiązania lub dyrektora finansowego z cotygodniową obserwacją
• W ciągu 60 dni przeterminowanych, zadzwoń i napisz właściciela firmy. Wyjaśnij, że będziesz musiał eskalować, jeśli nie zapłacą.
• Po upływie 75 dni wyślij ostatnie powiadomienie pocztą i e-mailem z 10-dniowym żądaniem
  • Zadzwoń do właściciela i dyrektora finansowego kilka dni później upewnij się, że dostali powiadomienie
• Przekaż do agencji windykacyjnej, która specjalizuje się w reklamacjach B2B, gdy minęło 90 dni

To może wydawać się dużo pracy. Ale to nic w porównaniu z bólem i finansową stratą, że nie dostaniesz zapłaty lub zawsze zarabiasz późno.

Przepływy pieniężne mają krytyczne znaczenie dla wszystkich firm, a jeśli nie jesteś na szczycie swoich należności, sytuacja może szybko ulec pogorszeniu. Zawsze możesz mieć wyjątki od tych wytycznych. Kluczem jest posiadanie zestawu procedur, które stosujesz konsekwentnie, a wyjątki są przyznawane tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione.

Nie bój się prosić o pieniądze, które są prawnie twoje, i zawiesić świadczenie usług lub produktów, dopóki wszystkie zaległe faktury nie będą płatne.

Zobacz także: Darmowe szablony faktur, których możesz teraz używać

Szybka akcja, jeśli zaległe

Statystyki ankiety zebrane przez wiele lat przez Amerykańską Ligę Prawa Komercyjnego pokazują, że szanse na odebranie faktury spadają więcej niż jeden procent na tydzień, gdy jest on zaległy.

Do czasu, gdy faktura nie przekroczy 90 dni, istnieje już 26 procent szans, że nigdy nie otrzyma zapłaty. Do czasu, gdy minęło siedem miesięcy, jest mniej niż 50 procent szans na zebranie.

Większość agencji windykacyjnych pracuje na zasadzie awaryjnej - płacisz tylko wtedy, gdy się zbiera.

Kiedy konto wymaga szczególnej uwagi, im szybciej oddasz je do renomowanej komercyjnej agencji windykacyjnej, tym większa szansa na uzyskanie czegoś zamiast niczego.