Porady ekspertów: 8 wskazówek dotyczących rozmowy telefonicznej

Napisałeś przemyślane CV i wyjątkowy list motywacyjny, który przyciągnął wzrok potencjalnego pracodawcy, a Ty przeszedłeś pierwszą rundę w procesie rekrutacji. Mimo że jest to powód do świętowania, pamiętaj o tym, by podekscytować Cię. Kolejne wyzwanie - rozmowa telefoniczna - prawdopodobnie sprawdzi, czy zostaniesz finalistą tej pozycji. To Twoja szansa, aby twoje słowa mówiły o twojej osobowości i aby udowodnić, że jesteś najlepszą osobą do tej pracy.

Ale opanowanie sztuki rozmowy telefonicznej wymaga praktyki. Nawet najbardziej doświadczeni poszukujący pracy mogą nie odpowiedzieć na często skomplikowane pytania. Nie ryzykuj, że stracisz pracę swoich marzeń, będąc nieprzygotowanym. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami od ekspertów ds. Kariery, aby uzgodnić wywiady telefoniczne i zostać zaproszonym na osobiste spotkanie.

[Chcesz więcej porad dotyczących kariery? Sprawdź nasz Przewodnik po poszukiwaniu pracy dla Gen Y.]

PRZED WYDANIEM TELEFONU:

1. Przestudiuj firmę i pozycję.

Tak jak (mam nadzieję), kiedy pisałeś swoje CV i list motywacyjny, upewnij się, że przejrzysz stronę internetową firmy i platformy społecznościowe przed rozmową telefoniczną. "Powinieneś być w stanie mówić pewnie o priorytetach firmy, branży, której firma jest częścią, oraz o tym, jak możesz pomóc organizacji w osiągnięciu i przekroczeniu jej celów" - mówi Kim Whiteside, menedżer ds. Usług karier w Bellevue University.

Odśwież pamięć firmy, analizując listę prac, a także CV i list motywacyjny, które napisałeś. Meghan Godorov, asystent dyrektora ds. Rozwoju kariery w Mount Holyoke College, doradza osobom poszukującym pracy, aby "zawsze zachowywały kopię każdego dokumentu z opisem stanowiska pracy na swoim [komputerze]. W ten sposób łatwo będzie ponownie przejrzeć swoje materiały i nie będziesz musiał rozpaczliwie szukać tego, co przedłożyłeś."

2. Przećwicz swoje odpowiedzi na często zadawane pytania.

"Nie skrzydź!", Mówi Rich Grant, koordynator stażu w Colby College. "Uczniowie powinni traktować rozmowy telefoniczne tak poważnie, jak osobiste wywiady." Badanie firmy i stanowiska pracy to dopiero pierwszy krok; musisz także czuć się komfortowo, odpowiadając na często zadawane pytania na temat twojego doświadczenia i tła. "Przeglądając swoje CV, rozważ swoje przeżycia i opracuj historie, które możesz opowiedzieć, które będą wspierać to, co twierdzisz, że przynoszą do stołu" - mówi Godorov. "Powinieneś być gotów odpowiedzieć na takie pytania, jak" Powiedz mi o sobie "i" Dlaczego chcesz pracować dla tej firmy? "I być w stanie wyjaśnić swoje mocne i słabe strony. Godorov mówi: "Najlepszym sposobem, aby ćwiczyć odpowiadanie na te pytania, jest najpierw poświęcenie czasu na pisanie odpowiedzi na papierze, a następnie ustalenie czasu na ćwiczenie z personelem doradztwa zawodowego w college'u."

Jeśli rozmawiasz przez telefon z więcej niż jedną osobą, Godorov sugeruje znalezienie sprytnych sposobów na ćwiczenie konwersacji. "Znajdź wypchane zwierzęta lub figurki, do których należy przypisać imię każdej osoby. W ten sposób możesz rozmawiać z obiektem lub zwierzęciem, rozmawiając przez telefon, a być może to pomoże ci w dostarczeniu i tonu. Może również pomóc w śledzeniu każdej osoby w trakcie rozmowy. "Mówi, że ta metoda sprawdzała się w przeszłości dla niej i jej uczniów.

PODCZAS WYWIADU TELEFONU:

3. Korzystaj z telefonu stacjonarnego i unikaj zakłóceń.

Wszelkie przerwy w rozmowie telefonicznej mogą zranić twoje szanse na oddzwonienie. Grant doradza kandydatom, aby "przeprowadzili rozmowę telefoniczną w cichym miejscu, najlepiej w telefonie stacjonarnym". Korzystanie z telefonu stacjonarnego, a nie z telefonu komórkowego, zapewnia, że ​​osoba przeprowadzająca wywiad usłyszy każde słowo, które wypowiesz, i na odwrót.

Znajdź spokojne miejsce na rozmowę, z dala od wszelkich rozproszeń, które mogą sprawić, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie, mówi Karen Andrews, dyrektor ds. Usług karier w Kennesaw State University. Mówi, że spokojne miejsce służy również jako miejsce bez stresu, w którym kandydat może czuć się komfortowo.

Whiteside dodaje: "Jeśli to możliwe, znajdź salę konferencyjną lub obszar wystarczająco oddalony od zwierząt domowych, telewizji, muzyki i osób w tle. Nie prowadź rozmowy telefonicznej podczas prowadzenia samochodu lub innej działalności."

4. Miej swoje notatki i wznów pod ręką.

"Jedną z korzyści rozmowy telefonicznej jest to, że pracodawca nie może cię zobaczyć", mówi Jeff Sackaroff, dyrektor ds. Usług karier w University of North Carolina, Chapel Hill. "Kandydat może mieć swoje notatki, CV i opis stanowiska przed nimi, aby w sposób niewidoczny odnieść się do nich podczas rozmowy kwalifikacyjnej." Ale radzi uczniom, aby nie tylko czytali z notatek i ich CV. "Mogą być przydatnymi narzędziami referencyjnymi, jeśli potrzebujesz szybkiej odpowiedzi podczas wywiadu", ale o wiele bardziej profesjonalna jest zapamiętywanie smoły przed rozpoczęciem rozmowy.

5. Użyj S.T.A.R. metoda odpowiedzi na dłuższe pytania.

"W wywiadzie zostaniesz poproszony o poszerzenie swojego doświadczenia, a także o połączenie tych doświadczeń z potrzebami firmy i dostępnej pozycji" - mówi Godorov. W obliczu pytania, które wymaga dłuższego wyjaśnienia, sugeruje pójście za S.T.A.R. metoda: sytuacja, zadanie, działanie i wynik.Najpierw przedstaw i przeanalizuj konkretną sytuację, z którą się spotkałeś. Następnie wyjaśnij zadanie, które musisz wykonać i jakie kroki podjąłeś, aby rozwiązać problem. Na koniec opisz, jakie były twoje wyniki. Ten ostatni krok, jak mówi Godorov, pokaże menedżerowi ds. Zatrudnienia "to, czego nauczyłeś się z doświadczenia i w jaki sposób wykorzystasz te lekcje w konstruktywny sposób do pracy, którą będziesz dla nich wykonywał".

6. Zachowaj odpowiedzi poniżej dwóch minut.

Ponieważ wywiady telefoniczne nie dają szansy na odcyfrowanie niewerbalnych sygnałów ankietera, możesz odczuwać potrzebę wypełnienia luk i włączenia się. Unikaj tego, ograniczając swoje odpowiedzi do dwóch minut. Sackaroff mówi, żeby "nie mylić milczenia ankietera po twojej odpowiedzi jako zaproszenie", aby kontynuować rozmowę. "Odpowiedz na pytanie i poczekaj, aż ankieter odpowie, dodając komentarz lub kolejne pytanie."

Godorov mówi, że odpowiadając na pytania za pomocą S.T.A.R. Metoda pomoże ci pozostać na dobrej drodze i zachować zwięzłe odpowiedzi. Chcesz, aby osoba przeprowadzająca wywiad "rozumiała najważniejsze wydarzenia i sposób, w jaki odnoszą się one do stanowiska" bez przytłaczania osoby szczegółami.

Co więcej, im więcej ćwiczysz przy udzielaniu odpowiedzi, mówi Sackaroff, tym bardziej można uniknąć używania słów lub wyrażeń wypełniających, takich jak "jak", "wiesz" i "um".

7. Mów z entuzjazmem i unikaj złej etykiety telefonicznej.

Wywiad telefoniczny to Twoja pierwsza okazja, aby przekazać swoją osobowość menedżerowi ds. Zatrudnienia. "Ważny jest rzut jasno i entuzjastycznie. Przekaż energię i pasję "- mówi Whiteside. "Połączenie osobowości i profesjonalizmu znacznie przyczyni się do budowania więzi z osobą rekrutującą" - mówi - "nawet przez telefon". Dodatkowo, podanie imienia i nazwiska w odpowiedzi na rozmowę pokaże inicjatywę i pewność siebie z Twojej strony.

Bez tych niewerbalnych sygnałów od ankietera, Sackaroff mówi: "jeszcze ważniejsze jest, aby kandydat używał odpowiedniego tonu, języka, objętości, dykcji i szybkości podczas rozmowy," dodając, że "bardzo łatwo jest przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną wycofać się lub przestać zwracać uwagę, jeśli odpowiedzi kandydata nie są angażujące lub trudne do naśladowania."

Andrews radzi uczniom, aby "przeprowadzili wszystkie wywiady telefoniczne z lustrem przed sobą". Dzięki temu dowiesz się, kiedy będziesz się uśmiechać, tak, że "pozytywny wpływ będzie widoczny w głosie." Mówi, że innym pomocnym sposobem na poprawę swojej dostawy jest stanąć przez cały wywiad. To zapewni, że mówisz w sposób jasny i pewny siebie.

Grant oferuje jeszcze jedną mądrość: "Nie jedz ani nie pij niczego, na przykład czekolady i produktów mlecznych, które mogą utrudniać Twój głos".

8. Rób notatki i przejrzyj siebie później.

W wywiadzie osobistym, gdy chcesz zachować kontakt wzrokowy, może być trudno robić notatki na temat tego, co mówi ankieter. Ale, powiada Grant, "w wywiadzie telefonicznym możesz pisać wszystko, co chcesz." Zanotuj kluczowe punkty, które wykonuje ankieter. Te notatki twojej rozmowy pomogą ci w doskonaleniu najważniejszych elementów pracy, a będziesz mógł czerpać z nich, jeśli zdobędziesz osobistą rozmowę.

Sporządzanie notatek pomoże również w przejrzeniu wyników - mówi Whiteside. W ten sposób możesz przestudiować "co zrobiłeś dobrze i co byś zmienił, gdybyś musiał to zrobić od nowa." Uczenie się na błędach i sukcesach pomoże ci jeszcze lepiej podczas następnej rozmowy telefonicznej.

[Dowiedz się, kiedy i jak kontynuować po rozmowie kwalifikacyjnej]

Karen Andrews Od ponad 30 lat zajmuje się rozwojem zawodowym. Pracowała w szkołach zawodowych, prywatnych szkołach humanistycznych i przez ostatnie 25 lat pracowała jako dyrektor ds. Usług karier w Kennesaw State University.

Meghan Godorov obecnie pełni funkcję zastępcy dyrektora ds. rozwoju kariery i doradcy prawnego w Mount Holyoke College w South Hadley, MA. Jest także właścicielką firmy doradztwa zawodowego MLG Career, którą założyła, aby kształcić i wspierać Millenialsów oraz zmieniających karierę w procesie poszukiwania pracy.

Rich Grant jest Interim Internship Coordinator w Colby College w Waterville, Maine. Jest także prezesem Konsorcjum Kariery w Maine College.

Jeff Sackaroff jest w karierze od 14 lat. Obecnie pełni funkcję Associate Director University Career Services na University of North Carolina w Chapel Hill. Wcześniej pełnił funkcję dyrektora licencjackich usług karier w Wyższej Szkole Zarządzania w North Carolina State University.

Kim L. Whiteside jest Kierownikiem Centrum Usług Karier w Biurze Spraw Studenckich na Uniwersytecie Bellevue i od ponad 25 lat doradza studentom. Kim jest doświadczonym ekspertem w zakresie coachingu dla kadry kierowniczej, uczenia się przez doświadczenie oraz doradztwa zawodowego.

Wywiad z telefonu Zdjęcie dzięki uprzejmości Shutterstock.